Program seçiniz KA103 KA108 KA108 KA107 KA131 (Konsorsiyum)

Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi

1. Bu elektronik sözleşmenin tarafları Erasmus+ öğrenim veya staj hareketliliğine başvuru yapan KTÜ’de kayıtlı öğrenciler ile KTÜ Dış İlişkiler Ofisi’dir.
2. Bu elektronik sözleşme her başvuru döneminde online başvuru formunu doldurmadan önce öğrencilere onaylamaları için sunulur ve KTÜ Dış İlişkiler Ofisi internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır. Bu sözleşmeyi onaylamayan öğrenciler Erasmus+ programına başvuru yapamazlar.
3. Dış İlişkiler Ofisi her başvuru dönemi öncesinde  gerekirse bu sözleşmenin içeriğinde değişiklik yapma hakkına sahiptir.
4. Bu elektronik sözleşme Dış İlişkiler Ofisi internet sayfasında sürekli olarak yayınlanması nedeniyle Erasmus+ programına başvuru yapacak olan veya yapan tüm öğrencilere  KTÜ’de Erasmus+ programının uygulanma şeklini  beyan eden bir bildirim(tebliğ) niteliği taşır.
5. Bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak Erasmus+ programına online başvuru yapan öğrenciler, Dış İlişkiler Ofisi tarafından  sözleşme içeriğinde yer alan maddelerin tamamını okumuş, anlamış ve kabul etmiş olarak değerlendirilirler.Sözleşmeyi onaylayarak başvuru yapan öğrencilerin daha sonraki bir dönemde sözleşme içeriğinde yer alan maddelerin herhangi birine itiraz etmeleri Dış İlişkiler Ofisi tarafından dikkate alınmaz.
6. Dış İlişkiler Ofisi, Erasmus+ programı kapsamında sadece ön yerleştirme yapmaktadır. Ön yerleştirme ile seçilen öğrencilerin, kendi bölüm veya fakülteleri(enstitü) ders uyumlarını kontrol eder. Bölümü ya da fakültesi onay vermeden öğrencinin programdan faydalanma hakkı yoktur. Öğrenim anlaşması(learning agreement) ve ders tanınma belgesi(recognition certificate) kendi bölüm ya da fakültesi tarafından imzalanmadan öğrenci yurt dışına çıkamaz. Bir öğrencinin asil olarak listelerde yer alması programdan kesin olarak faydalanma hakkı kazandığı anlamına gelmemektedir.Her dönemde yurtdışındaki anlaşmalı üniversitelerin Erasmus+ öğrencilerine sundukları derslerin değişme ihtimali olduğu için öğrencinin bölümü yada fakültesi o dönem için yurt dışından asil öğrencilere gönderilen ders listelerini inceledikten sonra gerek duyması durumunda öğrencilerin ders uyumunu gerçekleştirmeme hakkına sahiptir.Uygun ders bulunamaması durumunda öğrenci Dış İlişkiler Ofisi’nden yeni bir yerleştirme talebinde bulunamaz ve bu durumdan ne Dış İlişkiler Ofisi’ni ne de kendi bölüm ya da fakültesini sorumlu tutamaz. Öğrenci  Erasmus+ programına başvuru yaparak ve bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak Erasmus+ programının KTÜ’deki işleyişini  kabul etmiş olur.
7. Dil yeterliliği konusunda öğrenci gereken şartı sağlamayı taahhüt eder.Yurtdışındaki anlaşmalı kurum gereken dil şartını sağlamayan öğrenciyi kabul etmeme hakkına sahiptir.Böyle bir durumda öğrenci, Dış İlişkiler Ofisi’nden yeni bir yerleştirme talebinde bulunamaz. Öğrenci programa başvuru yaparken dil şartlarını kabul ederek başvuru yapar. Anlaşmalı üniversitelerin talep ettikleri dil yeterliliği kriterleri Dış İlişkiler Ofisi internet sayfasında yer alan ikili anlaşmalar tablosunda sürekli olarak yayınlanmaktadır ve online başvuru formunda bir üniversite tercih edildiğinde üniversite isminin yanında görünmektedir. Öğrenci anlaşmalı üniversitenin dil şartlarını sağlamakla yükümlüdür.  
8. Her başvuru döneminde Yabancı Diller Yüksekokulu ve Dış İlişkiler Ofisi ortak bir değerlendirmeyle Erasmus+ sınavının zorluk seviyesine göre en az hangi Erasmus+ notunun B2 seviyesine denk geleceğine karar verir. Bu not her başvuru döneminde değişebilir. Dış İlişkiler Ofisi daha düşük puanlar için B2 seviyesindeki sertifikaları onaylamaz. Öğrenci böyle bir talepte bulunamaz. İstenen seviyeye ulaşmak için öğrencinin herhangi  bir dil kursuna devam etmesi ve kurs sonunda sertifikasını yurtdışındaki anlaşmalı üniversiteye sunması kendi yükümlülüğüdür.
9. Yurtdışındaki kurum, kapasite nedenleri veya farklı nedenlerden dolayı hatta hiçbir gerekçe göstermeksizin öğrencileri kabul etmeme hakkına sahiptir. Yerleşmiş olduğu anlaşmalı üniversiteden kabul mektubu(letter of acceptance) alamayan öğrenci programdan faydalanamaz. Dış İlişkiler Ofisi karşı kurumun kabul etmediği öğrenciler için başka bir kuruma yerleştirme yapamaz.
10. Yurtdışındaki kurum Erasmus+ faaliyeti devam ederken öğrencinin olumsuz davranışları veya sorumluluklarını yerine getirmemesi gerekçesiyle faaliyeti sonlandırıp öğrenciyi Türkiye’ye geri gönderme hakkına sahiptir.Böyle bir durumda Dış İlişkiler Ofisi’nin karşı kurum üzerinde bir yaptırımı yoktur ve yeni bir yerleştirme yapılmaz.
11. Yurtdışındaki kurum ikili anlaşmanın geçerlilik süresi devam ederken hatta KTÜ Dış İlişkiler Ofisi sözkonusu kuruma öğrenci yerleştirmesi yapmışken bile dilediği zaman ikili anlaşmayı iptal etme ve yerleştirilen öğrencileri kabul etmeme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda Dış İlişkiler Ofisi’nin karşı kurum üzerinde bir yaptırımı yoktur ve yeni bir yerleştirme yapılmaz
12. Yurtdışındaki kurum, öğrencinin iki dönem olarak talep ettiği Erasmus+ faaliyetini tek döneme düşürme hakkına sahiptir. Aynı şekilde yurtdışındaki kurum öğrencinin güz dönemi olarak talep ettiği Erasmus+ faaliyetini bahar dönemi olarak değiştirme veya bahar dönemi olarak talep ettiği Erasmus+ faaliyetini güz dönemi olarak değiştirme hakkına da sahiptir.Dış İlişkiler Ofisi’nin bu durumda karşı kurum üzerinde herhangi bir yaptırımı yoktur.
13. Yurtdışındaki anlaşmalı üniversite gerek duyması durumunda ikili anlaşma üzerinde yer alan kontenjanda azaltma yaparak yerleşen öğrencilerden bir kısmını kabul ederek geriye kalan öğrencileri reddetme  hakkına sahiptir. Dış İlişkiler Ofisi’nin bu durumda karşı kurum üzerinde herhangi bir yaptırımı yoktur. Reddedilen öğrenciler için Dış İlişkiler Ofisi yeni bir yerleştirme yapamaz.
14. Yurtdışındaki kurum ikili anlaşma üzerinde yer alan lisans, yüksek lisans veya doktora düzeylerinin herhangi birinde  öğrenim gören  öğrencileri danışman bulunamaması yada uygun ders bulunamaması durumunda farklı düzeylerde Erasmus+ faaliyetine katma hakkına sahiptir.Yüksek lisans veya doktora düzeyindeki öğrenci lisans dersleri almak veya lisans düzeyindeki öğrenci yüksek lisans veya doktora düzeyinde dersler almak zorunda kalabilir. Dış İlişkiler Ofisi’nin bu durumda karşı kurum üzerinde herhangi bir yaptırımı yoktur.
15. Tez aşamasında olan yüksek lisans veya doktora öğrencileri yerleştikleri üniversitede eğer kendilerine danışman bir öğretim üyesi bulabilirlerse ve KTÜ’deki bölüm Erasmus+ koordinatörleri kabul ederse ders almak yerine proje çalışması yapma hakkına sahiptirler. Yapmış oldukları proje çalışması KTÜ’de tez için yapılmış fazladan bir çalışma olarak sayılır. Doğrudan tez yerine sayılmaz. Lisansüstü düzeyde tez aşamasında olan öğrenciler eğer kendilerine danışman bir öğretim üyesi bulamazlarsa ders almak zorunda kalabilirler. Bu derslerden başarısız olmaları veya düşük not almaları durumunda dönüş yaptıklarında KTÜ’de akademik ortalamaları düşebilir. Öğrenciler bu elektronik başvuru sözleşmesini onaylayarak bu durumu bilerek ve kabul ederek başvuru yaptıklarını teyit ederler.
16. İkili anlaşmalar üzerindeki lisans, yüksek lisans ve doktora olarak tanımlanan öğrenim düzeylerine ait kontenjanlar tüm düzeyler için ortak olarak belirlenmiştir. Farklı düzeyler için ayrı ayrı kontenjan tanımı yoktur. Yerleştirme yapılırken öğrencinin düzeyi değil Erasmus+ notu dikkate alınır.
17. Öğretim görevlisi ,araştırma görevlisi, uzman ve okutman  gibi öğretim elemanları veya idari personel de KTÜ’de  yüksek lisans veya doktora düzeyinde kayıtlı öğrenci olmaları durumunda aynen lisans öğrencileri gibi programdan faydalanma hakkına sahiptirler ve lisans öğrencileri ile aynı kontenjanı paylaşabilirler. Dış İlişkiler Ofisi bu kadrolar için ayrı bir kontenjan ayırmaz.Esas olan Erasmus+ notudur. Daha yüksek puana sahip öğrenci kontenjanı kullanma hakkına sahiptir. 
18. Bazı ikili anlaşmalar,birden fazla bölüm için ortak kontenjan olarak tanımlanmıştır.Yerleştirme yapılırken ortak kontenjana sahip bölümlerin öğrencileri beraber değerlendirilir ve en yüksek Erasmus+ notuna sahip öğrenci dikkate alınarak yerleştirme yapılır. Hangi bölümlerin ortak kontenjana sahip olduğu Dış İlişkiler Ofisi internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır.
19. Dış İlişkiler Ofisi sadece ikili anlaşmaya sahip olan bölümler için yerleştirme yapar. Henüz ikili anlaşması olmayan veya değişim programına dahil olmak istemeyen bölümler için yerleştirme yapamaz.
20. Bir akademik yıl için Dış İlişkiler Ofisi tarafından ilan edilen listelerde asil durumda yer alan öğrenciler bir sonraki başvuru döneminde başvuru yapamazlar ve sistem tarafından engellenirler. Öğrencinin bir sonraki döneme başvuru yapabilmesi için bir önceki başvuru döneminde ilan edilen listelerde asil öğrenci olarak yer almaması gerekir. Örneğin bir önceki akademik yıldan bir sonraki akademik yılın bahar dönemi için asil olarak seçilen ve listelerde yer alan öğrenciler bahar dönemi için yeni bir başvuru dönemi başladığında başvuru yapamazlar. Sözkonusu öğrencilerin bir önceki başvuru döneminden kazanılmış hakları vardır ve önce bu haklarını kullanmaları beklenir. Bu haklarını kullandıktan ve gereken tüm belgeleri Dış İlişkiler Ofisi’ne teslim ettikten sonra eğer geriye kalan süreleri yeterliyse öğrenciler yeni dönemde başvuru yapabilirler.
21. Erasmus+ programından yurtdışında faydalanmakta olan öğrenciler yeni başvuru döneminde başvuru yapamazlar ve sistem tarafından engellenirler. Aynı şekilde faaliyet süresini tamamlayarak KTÜ’ye dönmüş olan öğrenciler dönüş belgelerini Dış İlişkiler Ofisi’ne teslim etmeden yeni başvuru döneminde başvuru yapamazlar.Öğrencilerin yeni başvuru döneminde başvuru yapabilmeleri  için önce faaliyet dönemlerini tamamlayarak Dış İlişkiler Ofisi’ne dönüş belgelerini teslim etmeleri gerekir. Bir önceki faaliyet yılında veya aynı faaliyet yılı içinde Erasmus+ programından faydalanmış olan ancak erken dönüş veya başarısız olma gibi durumlardan dolayı almış olduğu hibenin belli bir kısmını veya tamamını Dış İlişkiler Ofisi’ne iade etmek zorunda kalan öğrenciler ödeme yaparak dekontlarını ofise teslim etmedikleri sürece yeni başvuru döneminde başvuru yapamazlar ve programdan faydalanamazlar.
22. Öğrenci yerleştiği kurumun son başvuru tarihi geçmeden başvuru yapmak zorundadır. Karşı kurumun son başvuru tarihini kaçıran öğrenci programdan faydalanma hakkını kaybeder. Dış İlişkiler Ofisi’nin bu konuda anlaşmalı kurum üzerinde bir yaptırımı yoktur. Anlaşmalı üniversitelerin son başvuru tarihleri Dış İlişkiler Ofisi internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır. Dış İlişkiler Ofisi ilgili son başvuru tarihlerini anlaşmalı kurumlarla imzalanmış olan ikili anlaşmalara göre yayınlar. Anlaşmalı üniversitelerin son başvuru tarihlerinde değişiklik yapma hakları vardır.Bu yüzden öğrencinin her başvuru döneminde yerleştiği kurumun internet sayfasından bakarak veya doğrudan karşı kurumla irtibata geçerek güncel son başvuru tarihini öğrenmesi kendi yükümlülüğüdür. Erasmus+ Ofisi internet sayfasında yayınlanan ikili anlaşmalar tablosunda yer alan son başvuru tarihlerini kontrol ettikten sonra başvuru yapmak öğrencinin diğer bir yükümlülüğüdür.
23. Dış İlişkiler Ofisi kontenjan dışı öğrenci yerleştirmesi yapmaz ve öğrenci kontenjan dışı yerleştirilmek için veya ek kontenjan istenmesi için Dış İlişkiler Ofisi’nden talepte bulunamaz.
24. Var olan kontenjanın ne kadarının kullanılabileceği her akademik yılda Ulusal Ajans tarafından KTÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne ayrılan bütçeye göre yine Dış İlişkiler Ofisi tarafından belirlenir.Bütçe yeterli olmadığı için Dış İlişkiler Ofisi var olan kontenjanın tamamını kullanamayabilir. 
25. Bir öğrencinin bir Erasmus+ anlaşmasının sağlanmasına aracı olması öğrencinin doğrudan o üniversiteye gitmeye hak kazandığı anlamına gelmez. Öğrenci anlaşma sağlanmasına aracı olduğu üniversiteye yerleşememesi  durumunda herhangi bir hak talep edemez. Anlaşma Dış İlişkiler Ofisi tarafından başvuru sistemine tanımlanır ve aynı bölümden veya ortak kontenjanı paylaşan bölümlerden tüm öğrenciler Erasmus+ notuna göre kazanmaları durumunda o üniversiteye gitme hakkına sahiptirler.
26. Vize başvurusu öğrenci tarafından bireysel olarak veya yine öğrencinin başvurusuyla aracı firmalar tarafından yapılır. Dış İlişkiler Ofisi öğrenciler adına toplu şekilde vize başvurusunda bulunmaz.
27. Vize başvurusu esnasında konsolosluklar öğrencilerden sağlık veya seyahat sigortası yaptırmalarını talep edebilirler. Öğrencilerin uygun niteliklere sahip sigorta şirketleriyle irtibata geçerek kendi sigortalarını yaptırmaları beklenir. Uygun sigorta şirketlerini araştırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür. Dış İlişkiler Ofisi öğrenciler adına sigorta işlemlerini yürütmez ve öğrencilere herhangi bir sigorta şirketi için tavsiyede bulunmaz.
28. KTÜ Dış İlişkiler Ofisi öğrencilere aşağıdaki açıklamalarda yer aldığı üzere sigorta çeşitleri hakkında genel bilgi verir ancak öğrencilerin diledikleri bir sigorta acentasıyla irtibata geçerek sigorta çeşitleri ve fiyatları ile ilgili detaylı bilgi edinmeleri kendi sorumluluklarıdır. Öğrenci sigorta yaptırdıktan sonra poliçelerin birer kopyasını KTÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne teslim etmekle yükümlüdür.
    a) Özel Sağlık Sigortası: Staj hareketliliği ve öğrenim hareketliliği için zorunludur. Genellikle, katılımcının temel masrafları başka bir AB ülkesinde bulunduğu süre boyunca da ulusal sağlık sigortası  tarafından Avrupa Sağlık Sigortası Kartı aracılığıyla karşılanır. Ancak Avrupa Sağlık Sigortası Kartı veya özel sigorta kapsamı, özellikle ülkesine geri gönderme veya spesifik tıbbi müdahale durumlarında yeterli olmayabilir. Bu durumda, tamamlayıcı bir özel sağlık sigortası faydalı olabilir.
    b) Mesuliyet Sigortası: Staj hareketliliği için zorunludur ancak öğrenim hareketliliği için isteğe bağlıdır. Bu sigorta tipi yurtdışında kaldığı süre boyunca öğrencinin sebep olduğu zararları karşılar (işyerinde olup olmamasından bağımsız olarak). Ulusötesi staj hareketliliğine katılan farklı ülkelerde, yükümlülük sigortası konusunda farklı düzenlemeler bulunmaktadır. Bu yüzden, stajyerler sigorta kapsamı dışında olma riskiyle karşı karşıyadır. En azından öğrencinin işyerinde sebep olabileceği zararları karşılayacak bir yükümlülük sigortası yaptırması beklenmektedir. Bu sigortayı yaptırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür ve KTÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne dayatılamaz. Aynı şekilde ev sahibi ülkenin ulusal mevzuatı tarafından zorunlu tutulmamışsa, bu yükümlülük ev sahibi kuruluşa  da dayatılamaz.
    c) Kaza Sigortası : Staj hareketliliği için zorunludur ancak öğrenim hareketliliği için isteğe bağlıdır.Bu sigorta türü, çalışanların işyerindeki kazalardan ötürü uğrayabileceği zararları karşılamaktadır. Birçok ülkede, çalışanlar işyerindeki bu tür kazalara karşı sigortalıdır. Ancak, ulusötesi stajyerlerin aynı sigorta kapsamında ne ölçüde korunacağı ulusötesi öğrenme hareketliliği programlarına katılan ülkeler arasında farklılık gösterebilir. Ev sahibi kuruluşun böyle bir güvence sağlamaması halinde (ki ev sahibi ülkenin mevzuatına göre zorunlu olmadığı sürece bu dayatılamaz) bu sigortayı yaptırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür ve KTÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne dayatılamaz.
    d) Seyahat Sigortası:  Staj hareketliliği ve öğrenim hareketliliği için zorunludur. Bu sigorta tipi yararlanıcının seyahat süresince uğrayabileceği zararları karşılar. Bazı acentalar tarafından sağlık sigortası ile birlikte yapılmaktadır. Sigortanın kapsamı sigorta acentalarına göre farklılık gösterebilir ancak genelde mucbir sebeplerden ötürü seyahatin iptalinden, bagajın zarar görmesinden, çalınmasından  veya kaybolmasından, vefat eden sigortalının naklinden ve seyahat esnasında tıbbi tedaviden doğacak masrafları karşılar.  
29. Vize başvurusu esnasında konsolosluklar öğrencilerden kendilerine ait banka hesaplarında belli bir miktar para bulundurmalarını talep edebilirler. Bu miktarın yüksek bir meblağ olma ihtimali vardır.
30. Vize alamayan öğrenci programdan faydalanamaz. Vize alamayan öğrenciler için Dış İlişkiler Ofisi yeni bir yerleştirme yapamaz ve öğrenci böyle bir talepte bulunamaz. 
31. Vize için gereken belgelerin orjinal kopyalarının karşı kurum tarafından posta ile Dış İlişkiler Ofisi’ne gönderilmesi durumunda eğer belgeler ofise ulaşmaz ve postada kaybolursa Dış İlişkiler Ofisi bu durumdan sorumlu tutulamaz.
32. Öğrenci yurtdışına gitmeye hak kazanması durumunda öğrenci danışma saatlerinde Dış İlişkiler Ofisi’ne gelmeyi kabul eder.Bunun dışındaki saatlerde ofise gelmeyeceğini teyit eder.Öğrenci danışma saatleri  Dış İlişkiler Ofisi internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır. 
33. Dış İlişkiler Ofisi Erasmus+ Dil Sınavı için sınavdan önce belli bir taban puan belirlemez ve duyurmaz.Taban puan sınav sonrası sınava giren öğrencilerin başarı durumuna göre bütçe hesabı yapılarak Dış İlişkiler Ofisi tarafından belirlenir. Her yıl taban puan değişebilir. Taban puanın altında kalan öğrenci boş kontenjan kalsa bile yerleştirilme talebinde bulunamaz.
34. Dış İlişkiler Ofisi farklı bölümler için farklı taban puanlar belirleme hakkına sahiptir. Dış İlişkiler Ofisi farklı başvuru dönemlerinde farklı bölümler için farklı taban puanlar da belirleyebilir. Öğrenci belirlenen taban puanlara itiraz edemez.
35. Öğrenci yerleştirmesi sistem tarafından otomatik olarak yapılır. Yaptığı tercih sıralaması yüzünden veya tek tercihte bulunduğu için boş kontenjan kalsa ile yerleşemeyen öğrenci yeni bir yerleştirme talebinde bulunamaz.
36. Dış İlişkiler Ofisi her başvuru döneminde başvuru şartlarında değişiklik yapma hakkına sahiptir.
37. Başvuru yaparken online başvuru formu ile ilgili teknik bir hata uyarısı alınması durumunda öğrenci başvuru dönemi sona ermeden Dış İlişkiler Ofisi ile irtibata geçip başvuru yapamadığını bildirmekle yükümlüdür.  Dış İlişkiler Ofisi başvuru dönemi sona ermeden ilgili yazılım firması ile irtibata geçerek öğrencinin başvuru yapmasını sağlayacaktır. Başvuru dönemi sona erdiğinde öğrenci listelerde yer almıyorsa ve başvuru yaparken hata mesajı almasına rağmen bu durumu başvuru dönemi sona ermeden Dış İlişkiler Ofisi’ne bildirmemişse itirazı dikkate alınmayacaktır.
38. Öğrenci online başvuru formunu doldurduktan sonra sistem tarafından kendisine yapmış olduğu başvuruyu bilgisayarına kaydetme veya yazdırma seçenekleri sunulur. Öğrenci bu belgeyi bilgisayarına kaydetmek veya yazdırmakla yükümlüdür. Başvuru dönemi sona erdiğinde eğer öğrenci listelerde adını göremezse Dış İlişkiler Ofisi tarafından bu belge öğrenciden talep edilir. Öğrenci bu belgeyi sunamazsa itirazı dikkate alınmaz. Öğrenci online başvuru formunu tamamladığında sistem öğrenciyi tüm başvuruların yer aldığı bir listeye yönlendirir. Öğrenci bu liste üzerinde ismini aratarak başvurusunun başarılı olup olmadığını kontrol etmekle kendisi yükümlüdür.
39. Dış İlişkiler Ofisi ilk yerleştirme sonucunda asil öğrencilerden dileyenlere haklarından feragat etmeleri için belli bir süre tanır. Kendisine tanınan süre dışında hakkından feragat eden öğrenciler mucbir sebepler hariç daha sonraki süreçte Erasmus+ Programı’na yeniden başvuru yaparlarsa nihai Erasmus+ notlarından 10 puan kesilir. Öğrenci mucbir sebebi belgelendirmek zorundadır. Öğrencinin durumunun mucbir sebep olup olmadığı Dış İlişkiler Ofisi tarafından değerlendirilir. Dış İlişkiler Ofisi yeterli kanaat oluşmazsa öğrencinin mucbir sebep olarak gösterdiği gerekçesini kabul etmeme hakkına sahiptir. Öğrenciye hakkından feragat etmek için tanınan süre her başvuru döneminde Dış İlişkiler Ofisi tarafından belirlenir ve internet sayfası üzerinden duyurulur.
40. Mucbir Sebepler: Ders uyuşmazlığı veya başka bir nedenden öğrencinin bölüm veya fakültesinin Erasmus+ faaliyetine izin vermemesi, yeterli dil seviyesine sahip olamama veya başka bir sebepten yurtdışındaki anlaşmalı kurum tarafından kabul edilmeme ve hastalık gibi öğrencinin kendi iradesi dışında gerçekleşen durumlar olarak tanımlanır. Keyfi feragatlar mucbir sebep olarak sayılmaz. 
41. Yerleştirme yapıldıktan sonra öğrencinin ailesinin Erasmus+ faaliyeti gerçekleştirmesine izin vermemesi mucbir sebep olarak sayılmaz.Üniversite öğrencileri reşit bireyler olarak değerlendirilir.  Öğrencinin programa başvuru yapmadan önce veya herhangi bir üniversiteye yerleştikten sonra Erasmus+ programı hakkında ailesine danışması ve kendisine maddi destek sağlayıp sağlayamayacağı konusunda anne veya babasından bilgi alması beklenir.Eğer aile öğrenciye maddi destek sağlamayacaksa öğrenci ilk ön yerleştirmelerden sonra kendisine tanınan süre zarfında hakkından feragat etmekle yükümlüdür.
42. Kendilerine feragat etmek için tanınan sürenin dışında Erasmus+ programından faydalanmama kararı alan veya faydalanamayacağını öğrenen öğrenciler  bu durumlarını derhal Dış İlişkiler Ofisi’ne dilekçe ile bildirmekle yükümlüdürler. 
43. Dış İlişkiler Ofisi, öğrencilerin başvuru yaparken online başvuru sistemine girdikleri akademik ortalamaları, öğrencilerin de kendi e-posta adresleri ve şifreleriyle giriş yapabildikleri KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden kontrol eder.  Sistem üzerindeki akademik ortalama ile öğrencinin elindeki basılı formattaki transkript üzerinde yer alan akademik ortalama arasında fark olduğu durumlarda sistem üzerindeki akademik ortalama geçerli olarak kabul edilir. Akademik ortalama ile ilgili bu tarz tutarsızlık durumlarında Dış İlişkiler Ofisi sorumlu tutulamaz.
44. Öğrenci, KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi üzerindeki akademik ortalamanın  kendisine ait doğru ortalama olduğundan emin olmakla yükümlüdür. Akademik ortalamasının sistemde görünen ortalamadan farklı olduğu durumlarda öğrenci bu konu ile ilgili düzeltmeyi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile görüşerek başvuru dönemi sona ermeden yapmak zorundadır.
45. Lisans mezuniyeti KTÜ’den olmayan ve başka üniversiteden mezun olan yüksek lisans veya doktora düzeyindeki öğrencilerin eğer KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi’nde akademik ortalamaları yoksa başvuru dönemi sona ermeden lisans mezuniyet transkriptlerini Dış İlişkiler Ofisi’ne teslim etmeleri zorunludur. Bu durumdaki öğrenciler lisansüstü düzeyde programdan faydalanacakları için lisans mezuniyet transkriptlerinde yer alan akademik ortalamalarının da en az lisansüstü düzey için gerekli olan akademik ortalamanın üstünde olması gerekir.
46. Erasmus+ Staj Hareketliliği için ikili anlaşma yoktur. Öğrenci kendi staj yerini bulmakla yükümlüdür. Program sadece maddi destek sağlar. Erasmus+ staj programına başvuru yapan öğrenci asil yada yedek olarak seçilmesi durumunda Dış İlişkiler Ofisi’nin kendisine staj yeri bulmasını talep edemez. Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında öğrenci tarafından staj yapılmak üzere kabul mektubu alınan kurumların veya aracı firmaların uygunluğu gerek bölüm Erasmus+ koordinatörü gerekse Dış İlişkiler Erasmus+ Ofisi tarafından kontrol edilir. Öğrencinin madur olabilme durumu göz önünde bulundurularak veya gerekli belgelerin sözkonusu kurumlardan temin edilmesinde zorluk yaşanması ihtimali düşünülerek Dış İlişkiler Ofisi veya bölüm Erasmus+ koordinatörü öğrencinin staj yapmak için bulduğu kurumu kabul etmeme hakkına sahiptir.
47. Dış İlişkiler Ofisi, Erasmus+ Staj Hareketliliği için her başvuru döneminde asil veya yedek öğrencilerle staj yeri bulan aracı firmalara ait iletişim bilgilerini paylaşır.Ofis ayrım yapmaksızın kendisine ulaşan bütün firmalardan gelen e-postaları öğrencilere yardımcı olmak adına paylaşır. Dileyen öğrenciler aracı firmalar vasıtasıyla kendilerine staj yeri bulabilirler. Aracı firmalar belli bir ücret karşılığında öğrencilere staj yeri bulan ticari kurumlardır. Dış İlişkiler Ofisi ilgili aracı firmalarla anlaşma imzalamaz ve bu firmaların güvenilirliği veya hizmet kalitesi için garanti vermez. İlgili firmalarla öğrencinin olumsuz bir durum yaşaması durumunda Dış İlişkiler Ofisi sorumlu tutulamaz. 
48. Dış İlişkiler Ofisi tarafından kendilerine tanınan süre zarfında Erasmus+ Staj Hareketliliği için kabul mektubu alamayan asil veya yedek durumdaki staj öğrencileri programdan faydalanma haklarını kaybederler. Böyle bir durumda kendilerine tanınan süre zarfında kabul mektubu almış olan yedek durumdaki öğrenciler asil listeye alınabilirler. Bu işlemden sonra Dış İlişkiler Ofisi elinde bütçe artması ve gerek duyması  durumunda asil ve yedek adaylara tanınan süre sona erdiğinde bu süreyi yeniden uzatma hakkına sahiptir. Yeniden uzatılan süre sona erdiğinde eğer yine bütçe artarsa ve gerek duyulursa Dış İlişkiler Ofisi süreyi tekrar uzatma hakkına sahiptir.
49. Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında İngiltere’ye gidecek olan öğrenciler vize almadan önce British Council vasıtasıyla CoS Number almakla yükümlüdürler. Bu numaranın çıkması uzun  zaman alabilmektedir.Bu yüzden öğrenci erkenden hazırlıklara başlamak zorundadır.British Council eğer bu numaranın alınması için gerekli belgeleri  Dış İlişkiler Ofisi’nin göndermesini talep ederse, ofis bu konuda sadece belgeleri göndererek aracılık yapar. Gerekli belgelerin British Council tarafından istenen şekilde hazırlanması ve ofise zamanında teslim edilmesi öğrencinin sorumluluğundadır. Eğer British Council  belgelerdeki hata veya eksiklikler, öğrencinin staj yapacağı kurumla kendi bölümünün ilgisiz olması gibi nedenler yüzünden gerekli numarayı vermez veya numaranın çıkması gecikirse sorumluluk belgeleri hazırlayan öğrenciye aittir. Bununla birlikte British Council hiçbir gerekçe göstermeksizin öğrenciye CoS numarası vermeme hakkına sahiptir. Numaranın çıkmasından sonra British Council tarafından gönderilen  belgelerin postada kaybolmasından Dış İlişkiler Ofisi sorumlu tutulamaz. 
50. Bir öğrencinin her iki faaliyet dönemine eş zamanlı olarak başvuru yapma hakkı vardır ancak iki faaliyet türünden sadece birine başvuru yapan öğrenci diğer faaliyet türünden doğrudan faydalanma hakkı kazanmaz. Bununla birlikte Dış İlişkiler Ofisi gerek duyması durumunda eğer elinde bütçe artarsa Öğrenim Hareketliliği ile gitmeye hak kazanmış öğrencilere duyuru yaparak staj faaliyeti için de Erasmus+ notuna göre yerleştirme yapma hakkına sahiptir. Bu durum istisnai bir durumdur, genel ve standart değildir.   
51. Erasmus+ Programı kapsamında kazanılan öğrenim veya staj hakkı öğrenci tarafından bir başka arkadaşına veya istediği kişiye doğrudan devredilemez. Hakkından feragat eden ya da programdan faydalanamayan öğrencilerden boşalan kontenjana yeni bir yerleştirme yapılmaz.
52. Başvuru süreci başladıktan sonra Dış İlişkiler Ofisi’nin ikili anlaşmalar veri tabanına yeni bir anlaşma eklenemez. Öğrenci böyle bir talepte bulunamaz.Yeni anlaşma ancak bir sonraki başvuru döneminde aktif olabilir.
53. Dış İlişkiler Ofisi her başvuru döneminde en az 15 gün süreyle internet sayfası üzerinden ilana çıkar.Başvuruyu kaçıran öğrenciler için yeni bir başvuru dönemi açılmaz ve öğrenci böyle bir talepte bulunamaz.
54. Yazılı yada Sözlü(Mülakat) dil sınavını kaçıran öğrenci programdan faydalanma hakkını kaybeder.Aynı şekilde yazılı sınavına girerek taban puanı geçen bir öğrenci sözlü dil sınavına girmemesi yada kaçırması durumunda programdan faydalanma hakkını kaybeder. Dış İlişkiler Ofisi  veya Yabancı Diller Yüksekokulu bu öğrenciler için yeni bir sınav düzenlemez ve öğrenci böyle bir talepte bulunamaz.
55. Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından düzenlenen sözlü(mülakat) sınavına itiraz edilebilmesi için öğrencinin mutlaka sınavdan önce Yabancı Diller Yüksekokulu’na dilekçe ile başvurarak sözlü sınavının video kaydına alınması için talepte bulunması zorunludur. Aksi takdirde Yabancı Diller Yüksekokulu itiraz talebini dikkate almayacaktır.
56. Öğrencilerin Erasmus+ Programından hibesiz olarak faydalanma hakları vardır ancak yine hibe alan öğrencilerle aynı sürece tabi tutulurlar.Erasmus+ notuna göre değerlendirilip listelerde asil öğrenci olarak yer almaları gerekir. Hibesiz faydalanma hibeden feragat etmek anlamına gelir.Asil öğrenci olma hakkı kazanamayan öğrenciler Dış İlişkiler Ofisi’nden hibesiz dahi olsa Erasmus+ programı ile yurtdışına çıkmaya hak kazandıklarına dair belge talep edemezler.
57. Online başvuru yaparken öğrenciler tercih edecekleri üniversite hakkında  araştırma yaparak ve iyi düşünerek seçim yapmakla yükümlüdürler. Hangi bölümlerin hangi üniversiteler ile anlaşmaları olduğu Dış İlişkiler Ofisi internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır. Dış İlişkiler ofisi bu şekilde öğrencilere anlaşmalı kurumlar hakkında araştırma yapmak ve hangi kurumu seçebilecekleri hakkında düşünmek için yeteri kadar süre tanımış olur.  Gelişi güzel tercih yapan öğrencilerin herhangi bir değişiklik talebinde bulunma hakları yoktur. Öğrenci tercih yaparken bir yanlışlık yapması durumunda bile tercih değişikliği yapamaz. Böyle durumlarda öğrenciler online başvuru süreci sona ermeden Dış İlişkiler Ofisi ile irtibata geçerek yapmış oldukları başvuruyu tamamen sistem üzerinden sildirerek yeniden başvuru yapmak zorundadırlar. Öğrenciler başvuru süreci sona erdiğinde Dış İlişkiler Ofisi’nden tercih değişikliği talebinde bulunamazlar.
58. Feragat dilekçeleri alındıktan ve nihai liste internette yayınlanıp Dış İlişkiler Ofisi tarafından öğrenci isimleri karşı kurumlara bildirildikten sonra programdan kendi iradesiyle faydalanmayan yada ders uyuşmazlığı ve dil yeterliliği gibi nedenlerden dolayı faydalanamayan öğrenciler olması durumunda diğer öğrenciler asil listeye alınmaz, yeni bir yerleştirme yapılmaz. 
59. Öğrenci planlanan süreden daha kısa Erasmus+ faaliyeti gerçekleştirmesi  ve kendisine ödenen %80 oranındaki Erasmus+ hibesi toplam hak edişinden daha az olması durumunda aradaki  fark olan miktarı Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına geri ödemek zorundadır.
60. Dış İlişkiler Ofisi tüm öğrencilere gidecekleri ülkeye göre tek dönem veya iki dönem üzerinden tahmini bir süre hesaplayarak ödeme yapar. Tahmini süre her başvuru döneminde Dış İlişkiler Ofisi tarafından değiştirilebilir. Öğrencinin toplam hak edişi, yurtdışından döndükten sonra getireceği katılım sertifikasına bakılarak hesaplanır.
61. Erasmus+ faaliyetini iki dönemden tek döneme düşüren öğrenci, tek dönemlik hibesini Trabzon’a döner dönmez Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına geri ödemek zorundadır. Öğrenci bu ödemeyi yapmadan geriye kalan hibe ödemesini alamaz.
62. Dış İlişkiler Ofisi öğrenci yurtdışına çıkmadan önce tahmini süre üzerinden hesaplama yaparak  %70 ile %100 arasında ilk ödemeyi yapar. Dış İlişkiler Ofisi ödeme yapmak için öğrencinin ofise teslim etmesi gereken belgeleri bekler. Belgelerini teslim etmeyen öğrenciye ödeme yapılmaz. Merkez tarafından KTÜ Dış İlişkiler Ofisi’ne ayrılan bütçe öğrenci seçimlerinden sonra genelde belirli değildir ve çoğu zaman KTÜ Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına aktarılmamış durumdadır veya sadece belli bir oranı aktarılmıştır. Eğer Dış İlişkiler Ofisi’ne ayrılan bütçe planlanan miktardan daha az gelirse, Dış İlişkiler Ofisi öğrencilere yapılacak ilk ödeme miktarında veya oranında azaltma yapma hakkına sahiptir. Bütçenin çok sınırlı olarak gelmesi durumunda Dış İlişkiler Ofisi gerekirse listelerdeki tüm öğrencileri programdan faydalandırmak adına iki dönem başvuru yapan öğrencilere tek dönem üzerinden ödeme yapma ve faaliyetlerini tek döneme düşürme hakkına sahiptir. 
63. Dış İlişkiler Ofisi’nin Erasmus+ öğrencilerine ilk ödemeyi yapabilmesi için öncelikle Avrupa Komisyonu tarafından Türkiye Ulusal Ajans’ına, Ulusal Ajans tarafından da KTÜ Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına bütçe aktarımı yapılması gerekmektedir.  Bazı dönemlerde Avrupa Komisyonu’ndan Ulusal Ajans’a bütçe aktarımı gecikebilmekte ve bu sebebten ötürü üniversitelere bütçe aktarımı Ekim yada Kasım aylarını bulabilmektedir. Böyle durumlarda Erasmus+ öğrencilerine yapılacak ilk ödeme gecikebilmekte ve Erasmus+ ofisleri öğrenci yurtdışına çıktıktan sonra ilk ödemeyi yapmak zorunda kalmaktadırlar. Böyle bir gecikmeden KTÜ Dış İlişkiler Ofisi sorumlu tutulamaz. 
64. Dış İlişkiler Ofisi’ne ait olan Erasmus Kurum Koordinatörlüğü hesabına hibe iade edecek olan öğrencilerin bu işlemi Ziraat Bankası Üniversite Şubesi’ne giderek yapmaları gerekmektedir. Öğrencilerin başka şubelerden geri iade işlemi yapması durumunda banka tarafından havale veya komisyon bedeli kesilecektir ve bu miktar öğrenci tarafından karşılanmak zorundadır. Böyle bir durumda maddi sorumluluk  iade işlemini başka şube üzerinden yapan öğrencinin kendisine aittir.
65. Toplam ECTS kredisinden en az üçte iki oranında başarılı olunması gerekir. Örneğin 60 ECTS kredisinden en az 40 ECTS, 30 ECTS kredisinden ise en az 20 ECTS kredisi geçemeyen öğrenci başarısız sayılır ve geriye kalan hibesi ödenmez. Derslerin tamamına girmediği anlaşılan öğrenciler aldıkları hibenin tamamını geri ödemek zorundadırlar. Derslere girmemekle derslerden kalmak farklı olarak değerlendirilir.
66. Başarılı olunan ECTS kredisinin, başarılı olmak için kabul edilen alt sınıra çok yakın olması durumunda; 60 ECTS kredisi için en fazla 2 krediye kadar tolere edilir ve öğrenci başarılı olarak kabul edilir. 30 ECTS kredisi için ise en fazla 1 ECTS kredisine kadar tolere edilir. Örneğin; 60 ECTS kredisinden başarılı sayılmak için en az 40 ECTS kredisi geçmesi gereken öğrenci eğer 38 kredi geçerse 2 kredilik fark tolere edilir ve öğrencinin geriye kalan hibesinde kesinti yapılmaz. Aynı şekilde 30 ECTS kredisinden başarılı sayılmak için en az 20 ECTS kredisi geçmesi gereken öğrenci eğer 19 kredi geçerse 1 kredilik fark tolere edilir ve öğrencinin geriye kalan hibesinde kesinti yapılmaz.
67. Öğrencinin yurt dışında aldığı dersler ve bu derslere ilişkin notlar öğrencinin KTÜ transkriptine işlenerek akademik tanınma sağlanır. Ders tanınma belgesinde yurt dışında alınacak derslerin KTÜ'de hangi derslere eşdeğer sayılacağı bölümün onayıyla kayıt altına alınır. Öğrenci bu tanınma belgesine göre, yurt dışında başarılı olduğu derslere eşdeğer kabul edilen KTÜ derslerini başarmış kabul edilir; yurt dışında başarısız olunan derslerin eşdeğeri kabul edilen derslerden ise başarısız olunduğu kabul edilir ve öğrencinin bu dersleri KTÜ'ye döndükten sonra tekrar alması gerekir.
68. Dış İlişkiler Ofisi, öğrenci yurtdışından döndükten sonra, her akademik yılda, belgelerin teslim edilmesi için bir son tarih belirler. Belgelerin en son teslim tarihi Dış İlişkiler Ofisi internet sayfasında veya öğrencilere toplu  e-posta gönderilerek  duyurulur. Son tarihe kadar belgelerini teslim etmeyen öğrenciye Dış İlişkiler Ofisi tarafından geriye kalan hibesi ödenmez. Dış İlişkiler Ofisi belgelerin son teslim tarihini gerekmesi durumunda erteleme hakkına sahiptir.
69. Dış İlişkiler Ofisi öğrenciler tarafından gönderilen e-postaları  en eski tarihliden en yeni tarihliye doğru sırasıyla cevaplar. Çok fazla e-posta olması durumunda Dış İlişkiler Ofisi’nin cevap vermesi gecikebilir. İstediği süre zarfında ofisin iş yükü nedeniyle e-posta yoluyla cevap alamayan öğrenci bu durumdan Dış İlişkiler Ofisi’ni sorumlu tutamaz. Öğrencilerden  acil olan durumlarda telefon açarak ofisle irtibata geçmeleri beklenir.Öğrencinin göndermiş olduğu e-postanın veya e-posta ekindeki belgelerin teknik sorunlardan dolayı Dış İlişkiler Ofisi’ne ulaşmaması durumunda ofis bu durumdan sorumlu tutulamaz. Öğrencinin göndermiş olduğu belgelerin Dış İlişkiler Ofisi’ne ulaştığını telefon açarak teyit etmesi beklenir.   Dış İlişkiler Ofisi tarafından öğrenciye veya yurtdışındaki anlaşmalı üniversiteye gönderilen bir e-postanın teknik sorunlardan dolayı alıcıya ulaşmaması durumunda Dış İlişkiler Ofisi bu durumdan sorumlu tutulamaz.
70. Online başvuru formunu doldururken her bir öğrenci güncel ve sürekli kullandığı e-posta adresini sisteme girmekle yükümlüdür. Eğer öğrenci kullanmadığı veya yanlış e-posta adresini sisteme girerse ve bu sebepten ötürü  Dış İlişkiler Ofisi veya anlaşmalı üniversite tarafından gönderilen önemli bir bildirim veya belgeye ulaşamazsa, sorumluluk kendisine aittir.
71. Online başvuru formunu doldururken her bir öğrenci eğitim almakta olduğu kendi bölümünü seçmekle yükümlüdür. Kendi bölümü dışında başka bir bölümü seçerek yalan beyanda bulunan öğrenci hakkında Dış İlişkiler Ofisi hukuki süreç başlatma hakkına sahiptir.
72. Öğrenci, Dış İlişkiler Ofisi veya yurtdışındaki anlaşmalı üniversite tarafından talep edilen belgelerin hazırlanmasını, yazdırılmasını veya taratılmasını Dış İlişkiler Ofisi’nden talep edemez. Öğrenci kendi belgelerini istenen şekilde hazırlamakla, yazdırmakla ve taratmakla kendisi yükümlüdür. Anlaşmalı üniversite aksini talep etmediği sürece öğrenci kendi belgelerini karşı kuruma kendisi göndermekle yükümlüdür.
73. Dış İlişkiler Ofisi, Erasmus+ Programı ile yurtdışına çıkacak olan öğrencilere konaklama imkanı sunmaz veya konaklama için yer bulmaz. Konaklama imkanı öğrencinin yurtdışında yerleşmiş olduğu üniversite tarafından sunulur. Anlaşmalı üniversite kendi yurtlarında , özel yurtlarda veya misafirhanelerde öğrencilere konaklama imkanı sunabilir ancak anlaşmalı üniversite Erasmus+ öğrencilerine konaklama imkanı sunmak ile yükümlü değildir. Öğrenci kendisine konaklama imkanı sunulamazsa kendi imkanları ile ev kiralamak zorunda kalabilir. Kalacak yer bulamadıkları için veya kalacakları yerleri beğenmedikleri için programdan faydalanamayan öğrenciler adına Dış İlişkiler Ofisi yeni bir yerleştirme yapamaz. 
74. Erasmus+ öğrencileri yurtdışından döndükten sonra yeteri kadar bütçe olması durumunda  Dış İlişkiler Ofisi Erasmus+ öğrencilerinin faaliyet sürelerinin tamamını dikkate alarak ödeme yapar. Yeteri kadar bütçe olmaması durumunda ise ödeme için öğrenci ile Erasmus+ Kurum Koordinatörü arasında imzalanmış olan sözleşme üzerinde beyan edilen süre baz alınır. Eğer öğrenci sözleşmede beyan edilen süreden daha kısa yurtdışında kalırsa bu durumda sözleşme değil öğrencinin faaliyet süresi dikkate alınır. 
75. Erasmus+ Programı kapsamında Avrupa Komisyonu öğrenciler için Online Dil Desteği(Online Linguistic Support) sağlar. Online Dil Desteği üç aşamada gerçekleşir. İlk aşamada yurtdışına çıkmadan önce online dil sınavı düzenlenir. Sınava katılım zorunludur ve sadece seviye tespit amaçlıdır. Sınav sonucunda düşük bir dil seviyesi çıkması öğrencilerin programdan faydalanmalarını etkilemez ancak ilk online sınava girmeyen öğrencilere ilk hibe ödemesi yapılmaz. Sınav sonrasında sistem öğrencilerin dil seviyesini belirler. İkinci aşamada online dil kursları düzenlenir. Kurslara katılım isteğe bağlıdır. B1 seviyesinden daha düşük durumdaki öğrencilere sistem tarafından otomatik olarak online dil kursu lisansı tanımlanır.B1 seviyesinin üstünde olan öğrenciler de isterlerse online kurslara katılabilirler.Tercihe bağlı olarak kursa katılmak isteyen öğrenciler taleplerini Dış İlişkiler Ofisi’ne bildirmekle yükümlüdürler. Dış İlişkiler Ofisi online kurslar için lisans dağıtır ancak lisans sayıları sınırlıdır. Her öğrenciye lisans sağlanması mümkün olmayabilir. Üçüncü ve son aşamada öğrenciler yurtdışından döndükten sonra ikinci online dil sınavı düzenlenir. Sınava katılım zorunludur ve bu sınav da ilk sınav gibi sadece seviye tespit amaçlıdır. İkinci online dil sınavına girmeyen öğrencilere geriye kalan ödemeleri yapılmaz.
76. Dış İlişkiler Ofisi öğrencilere kabul mektubu alınması veya belge teslimi için verilen son tarihi gerekmesi durumunda uzatma hakkını saklı tutar.
77. 50/d kadrosundaki araştırma görevlilerine yurtdışına çıkış için en fazla 3 ay izin verilmektedir.Bu yüzden bu durumdaki öğrenciler Erasmus+ programından en fazla 3 ay faydalanma hakkına sahiptirler.  Bu nedenle bu durumdaki öğrencilerin Staj Hareketliliğine başvuru yapmaları gerekmektedir.
78. Erasmus+ Programı kapsamında yurtdışına çıkmaya hak kazanan ancak hakkından feragat eden öğrenciler bu durumu karşı kuruma bildirmekle yükümlüdürler.  
79. Altıncı sınıfta eğitim gören Tıp Fakültesi öğrencileri fakülte yönetiminin almış olduğu karar gereği altıncı sınıfı KTÜ’de tamamlamak zorunda oldukları için Erasmus+ Programından faydalanamaz.
80. Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında yeteri kadar bütçe olmaması durumunda Dış İlişkiler Ofisi daha fazla öğrenciyi programdan faydalandırmak adına staj süresini Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen minimum süre olarak sınırlandırma hakkına sahiptir.
81. YTB Türkiye burslusu öğrenciler Erasmus+ Programına başvuru yapabilirler ancak yurtdışına Erasmus+ Programı ile çıkmaları durumunda bursları kesilir.
82. 2022-23 Akademik yılından itibaren tüm öğrenciler dönem tercihlerine bakılmaksızın tek dönem olarak hibelendirilmektedir.
83. Erasmus+ programı kapsamında seçim sonuçlarının şeffaf şekilde ilan edilmesi gerektiğinden, başvuru yapan öğrencilerin adları, soyadları ve öğrenci numaraları dahil olmak üzere başvurularıyla ilgili tüm bilgiler KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü resmi internet sayfasında ilan edilir. Programa başvuru yapan ve bu sözleşmeyi onaylayan tüm öğrenciler, başvurularıyla ilgili kişisel verilerinin yayınlamasını kabul ettiklerini beyan etmiş olurlar.
84. Bu sözleşmede yer almayan ve öngörülemeyen durumlar için Dış İlişkiler Ofisi gerektiğinde Avrupa Komisyonu ya da Ulusal Ajans’ın belirlemiş olduğu kriterleri dikkate alarak yeni kararlar alma hakkına sahiptir. Öğrenci bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak, bu sözleşmede öngörülemeyen konularla ilgili Dış İlişkiler Ofisi tarafından alınacak kararları kabul edeceğini  taahhüt eder.