Program seçiniz

Öğrenim Hareketliliği Sözleşmesi

Bu elektronik sözleşmenin tarafları Erasmus+ öğrenci öğrenim hareketliliğine başvuru yapan KTÜ’de kayıtlı öğrenciler ile KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğüdür.
Bu elektronik sözleşme her başvuru döneminde online başvuru formunu doldurmadan önce öğrencilere onaylamaları için sunulur ve KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır. Bu sözleşmeyi onaylamayan öğrenciler Erasmus+ programına başvuru yapamazlar.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü her başvuru dönemi öncesinde gerekirse bu sözleşmenin içeriğinde değişiklik yapma hakkına sahiptir.
Bu elektronik sözleşme KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü internet sayfasında sürekli olarak yayınlanması nedeniyle Erasmus+ programına başvuru yapacak olan veya yapan tüm öğrencilere KTÜ’de Erasmus+ programının uygulanma şeklini beyan eden bir bildirim(tebliğ) niteliği taşır.
Bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak Erasmus+ programına online başvuru yapan öğrenciler, KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından sözleşme içeriğinde yer alan maddelerin tamamını okumuş, anlamış ve kabul etmiş olarak değerlendirilirler. Sözleşmeyi onaylayarak başvuru yapan öğrencilerin daha sonraki bir dönemde sözleşme içeriğinde yer alan maddelerin herhangi birine itiraz etmeleri KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından dikkate alınmaz.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü, Erasmus+ programı kapsamında sadece ön yerleştirme yapmaktadır. Ön yerleştirme ile seçilen öğrencilerin, kendi bölüm veya fakülteleri(enstitü) ders uyumlarını kontrol eder. Bölümü ya da fakültesi onay vermeden öğrencinin programdan faydalanma hakkı yoktur. Öğrenim anlaşması(learning agreement) ve ders tanınma belgesi(recognition certificate) kendi bölüm ya da fakültesi tarafından imzalanmadan öğrenci yurt dışına çıkamaz. Bir öğrencinin asil olarak listelerde yer alması programdan kesin olarak faydalanma hakkı kazandığı anlamına gelmemektedir. Her dönemde yurt dışındaki anlaşmalı üniversitelerin Erasmus+ öğrencilerine sundukları derslerin değişme ihtimali olduğu için öğrencinin bölümü yada fakültesi o dönem için yurt dışından asil öğrencilere gönderilen ders listelerini inceledikten sonra gerek duyması durumunda öğrencilerin ders uyumunu gerçekleştirmeme hakkına sahiptir. Uygun ders bulunamaması durumunda öğrenci KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’nden yeni bir yerleştirme talebinde bulunamaz ve bu durumdan ne KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’nü ne de kendi bölüm ya da fakültesini sorumlu tutamaz. Öğrenci, Erasmus+ programına başvuru yaparak ve bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak Erasmus+ programının KTÜ’deki işleyişini kabul etmiş olur.
Dil yeterliliği konusunda öğrenci gereken şartı sağlamayı taahhüt eder. Yurt dışındaki anlaşmalı kurum gereken dil şartını sağlamayan öğrenciyi kabul etmeme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda öğrenci, KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’nden yeni bir yerleştirme talebinde bulunamaz. Öğrenci programa başvuru yaparken dil şartlarını kabul ederek başvuru yapar. Anlaşmalı üniversitelerin talep ettikleri dil yeterliliği kriterleri KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü internet sayfasında yer alan ikili anlaşmalar tablosunda sürekli olarak yayınlanmaktadır ve online başvuru formunda bir üniversite tercih edildiğinde üniversite isminin yanında görünmektedir. Öğrenci anlaşmalı üniversitenin dil şartlarını sağlamakla yükümlüdür.
Her başvuru döneminde Yabancı Diller Yüksekokulu ve KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ortak bir değerlendirmeyle Erasmus+ sınavının zorluk seviyesine göre en az hangi Erasmus+ notunun B2 seviyesine denk geleceğine karar verir. Bu not her başvuru döneminde değişebilir. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü daha düşük puanlar için B2 seviyesindeki sertifikaları onaylamaz. Öğrenci böyle bir talepte bulunamaz. İstenen seviyeye ulaşmak için öğrencinin herhangi bir dil kursuna devam etmesi ve kurs sonunda sertifikasını yurt dışındaki anlaşmalı üniversiteye sunması kendi yükümlülüğüdür.
Yurt dışındaki kurum, kapasite nedenleri veya farklı nedenlerden dolayı hatta hiçbir gerekçe göstermeksizin öğrencileri kabul etmeme hakkına sahiptir. Yerleşmiş olduğu anlaşmalı üniversiteden kabul mektubu(letter of acceptance) alamayan öğrenci programdan faydalanamaz. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü karşı kurumun kabul etmediği öğrenciler için başka bir kuruma yerleştirme yapamaz.
Yurt dışındaki kurum Erasmus+ faaliyeti devam ederken öğrencinin olumsuz davranışları veya sorumluluklarını yerine getirmemesi gerekçesiyle faaliyeti sonlandırıp öğrenciyi Türkiye’ye geri gönderme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün karşı kurum üzerinde bir yaptırımı yoktur ve yeni bir yerleştirme yapılmaz.
Yurt dışındaki kurum ikili anlaşmanın geçerlilik süresi devam ederken hatta KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü söz konusu kuruma öğrenci yerleştirmesi yapmışken bile dilediği zaman ikili anlaşmayı iptal etme ve yerleştirilen öğrencileri kabul etmeme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün karşı kurum üzerinde bir yaptırımı yoktur ve yeni bir yerleştirme yapılmaz.
Yurt dışındaki kurum, öğrencinin iki dönem olarak talep ettiği Erasmus+ faaliyetini tek döneme düşürme hakkına sahiptir. Aynı şekilde yurt dışındaki kurum öğrencinin güz dönemi olarak talep ettiği Erasmus+ faaliyetini bahar dönemi olarak değiştirme veya bahar dönemi olarak talep ettiği Erasmus+ faaliyetini güz dönemi olarak değiştirme hakkına da sahiptir. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün bu durumda karşı kurum üzerinde herhangi bir yaptırımı yoktur.
Yurt dışındaki anlaşmalı üniversite gerek duyması durumunda ikili anlaşma üzerinde yer alan kontenjanda azaltma yaparak yerleşen öğrencilerden bir kısmını kabul ederek geriye kalan öğrencileri reddetme hakkına sahiptir. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün bu durumda karşı kurum üzerinde herhangi bir yaptırımı yoktur. Reddedilen öğrenciler için KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü yeni bir yerleştirme yapamaz.
Yurt dışındaki kurum ikili anlaşma üzerinde yer alan lisans, yüksek lisans veya doktora düzeylerinin herhangi birinde öğrenim gören öğrencileri danışman bulunamaması yada uygun ders bulunamaması durumunda farklı düzeylerde Erasmus+ faaliyetine katma hakkına sahiptir. Yüksek lisans veya doktora düzeyindeki öğrenci lisans dersleri almak veya lisans düzeyindeki öğrenci yüksek lisans veya doktora düzeyinde dersler almak zorunda kalabilir.
Tez aşamasında olan yüksek lisans veya doktora öğrencileri yerleştikleri üniversitede eğer kendilerine danışman bir öğretim üyesi bulabilirlerse ve KTÜ’deki bölüm Erasmus+ koordinatörleri kabul ederse ders almak yerine proje çalışması yapma hakkına sahiptirler. Yapmış oldukları proje çalışması KTÜ’de tez için yapılmış fazladan bir çalışma olarak sayılır. Doğrudan tez yerine sayılmaz. Lisansüstü düzeyde tez aşamasında olan öğrenciler eğer kendilerine danışman bir öğretim üyesi bulamazlarsa ders almak zorunda kalabilirler. Bu derslerden başarısız olmaları veya düşük not almaları durumunda dönüş yaptıklarında KTÜ’de akademik ortalamaları düşebilir. Öğrenciler bu elektronik başvuru sözleşmesini onaylayarak bu durumu bilerek ve kabul ederek başvuru yaptıklarını teyit ederler.
İkili anlaşmalar üzerindeki lisans, yüksek lisans ve doktora olarak tanımlanan öğrenim düzeylerine ait kontenjanlar tüm düzeyler için ortak olarak belirlenmiştir. Farklı düzeyler için ayrı ayrı kontenjan tanımı yoktur. Yerleştirme yapılırken öğrencinin düzeyi değil Erasmus+ notu dikkate alınır.
Öğretim görevlisi veya araştırma görevlisi gibi öğretim elemanları veya idari personel de KTÜ’de yüksek lisans veya doktora düzeyinde kayıtlı öğrenci olmaları durumunda aynen lisans öğrencileri gibi programdan faydalanma hakkına sahiptirler ve lisans öğrencileri ile aynı kontenjanı paylaşabilirler. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü bu kadrolar için ayrı bir kontenjan ayırmaz. Esas olan Erasmus+ notudur. Daha yüksek puana sahip öğrenci kontenjanı kullanma hakkına sahiptir.
Bazı ikili anlaşmalar, birden fazla bölüm için ortak kontenjan olarak tanımlanmıştır. Yerleştirme yapılırken ortak kontenjana sahip bölümlerin öğrencileri beraber değerlendirilir ve en yüksek Erasmus+ notuna sahip öğrenci dikkate alınarak yerleştirme yapılır. Hangi bölümlerin ortak kontenjana sahip olduğu KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ikili anlaşmaya sahip olan bölümler için yerleştirme yapar. Henüz ikili anlaşması olmayan veya değişim programına dahil olmak istemeyen bölümler için yerleştirme yapamaz.
Bir başvuru dönemi kapsamında KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından ilan edilen listelerde asil durumda yer alan öğrenciler aynı proje numarasına ait başka bir başvuru döneminde başvuru yapamazlar ve sistem tarafından engellenirler. Örneğin 20XX-1-TR01-KA131-HED-000198197 proje nolu Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği 1. Başvuru Dönemi kapsamında daha önce asil olarak seçilen öğrenciler aynı proje nolu Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği 2. Başvuru Dönemi kapsamında başvuru yapamazlar. Yapsalar bile değerlendirmeye alınmazlar. Aynı proje döneminde aynı faaliyet türünden iki kere faydalanmak mümkün değildir. Söz konusu öğrencilerin bir önceki başvuru döneminden kazanılmış hakları vardır ve önce bu haklarını kullanmaları beklenir. Bu haklarını kullandıktan ve gereken tüm belgeleri KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne teslim ettikten sonra eğer geriye kalan süreleri yeterliyse öğrenciler proje numarası farklı olan yeni bir başvuru döneminde başvuru yapabilirler.
Erasmus+ programından yurt dışında faydalanmakta olan öğrenciler yeni başvuru döneminde başvuru yapamazlar ve sistem tarafından engellenirler. Bir önceki faaliyet yılında veya aynı faaliyet yılı içinde Erasmus+ programından faydalanmış olan ancak erken dönüş veya başarısız olma gibi durumlardan dolayı almış olduğu hibenin belli bir kısmını veya tamamını KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne iade etmek zorunda kalan öğrenciler ödeme yaparak dekontlarını ofise teslim etmedikleri sürece yeni başvuru döneminde başvuru yapamazlar ve programdan faydalanamazlar.
Öğrenci yerleştiği kurumun son başvuru tarihi geçmeden başvuru yapmak zorundadır. Karşı kurumun son başvuru tarihini kaçıran öğrenci programdan faydalanma hakkını kaybeder. Anlaşmalı üniversitelerin son başvuru tarihlerinde değişiklik yapma hakları vardır. Bu yüzden öğrencinin her başvuru döneminde yerleştiği kurumun internet sayfasından bakarak veya doğrudan karşı kurumla irtibata geçerek güncel son başvuru tarihini öğrenmesi kendi yükümlülüğüdür.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü kontenjan dışı öğrenci yerleştirmesi yapamaz ve öğrenci kontenjan dışı yerleştirilmek için veya ek kontenjan istenmesi için talepte bulunamaz.
Var olan kontenjanın ne kadarının kullanılabileceği her akademik yılda Ulusal Ajans tarafından KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne ayrılan bütçeye göre yine KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından belirlenir. Bütçenin yeterli olmaması durumunda KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü var olan kontenjanın tamamını kullanamayabilir.
Bir öğrencinin bir Erasmus+ anlaşmasının sağlanmasına aracı olması öğrencinin doğrudan o üniversiteye gitmeye hak kazandığı anlamına gelmez. Öğrenci anlaşma sağlanmasına aracı olduğu üniversiteye yerleşememesi durumunda herhangi bir hak talep edemez. Anlaşma KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından başvuru sistemine tanımlanır ve aynı bölümden veya ortak kontenjanı paylaşan bölümlerden tüm öğrenciler Erasmus+ notuna göre hak kazanmaları durumunda o üniversiteye gitme hakkına sahiptirler.
Vize başvurusu öğrenci tarafından bireysel olarak veya yine öğrencinin başvurusuyla aracı firmalar tarafından yapılır. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrenciler adına toplu şekilde vize başvurusunda bulunmaz.
Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği kapsamında öğrencilerin sağlık ve seyahat sigortası yaptırmaları zorunludur. Öğrencilerin uygun niteliklere sahip sigorta şirketleriyle irtibata geçerek kendi sigortalarını yaptırmaları gerekir. Uygun sigorta şirketlerini araştırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrenciler adına sigorta işlemlerini yürütmez ve öğrencilere herhangi bir sigorta şirketi için tavsiyede bulunmaz.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrencilere aşağıdaki açıklamalarda yer aldığı üzere sigorta çeşitleri hakkında genel bilgi verir ancak öğrencilerin diledikleri bir sigorta acentasıyla irtibata geçerek sigorta çeşitleri ve fiyatları ile ilgili detaylı bilgi edinmeleri kendi sorumluluklarıdır. Öğrenci sigorta yaptırdıktan sonra poliçelerin birer kopyasını KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne teslim etmekle yükümlüdür.
a) Özel Sağlık Sigortası: Staj hareketliliği ve öğrenim hareketliliği için zorunludur. Genellikle, katılımcının temel masrafları başka bir AB ülkesinde bulunduğu süre boyunca da ulusal sağlık sigortası tarafından Avrupa Sağlık Sigortası Kartı aracılığıyla karşılanır. Ancak Avrupa Sağlık Sigortası Kartı veya özel sigorta kapsamı, özellikle ülkesine geri gönderme veya spesifik tıbbi müdahale durumlarında yeterli olmayabilir. Bu durumda, tamamlayıcı bir özel sağlık sigortası gerekir.
b) Kişisel Sorumluluk Sigortası: Staj hareketliliği için zorunludur ancak öğrenim hareketliliği için isteğe bağlıdır. Bu sigorta tipi yurt dışında kaldığı süre boyunca öğrencinin 3. şahısların mallarına verdiği zararları karşılar (işyerinde olup olmamasından bağımsız olarak). Ulusötesi staj hareketliliğine katılan farklı ülkelerde, yükümlülük sigortası konusunda farklı düzenlemeler bulunmaktadır. Bu yüzden, stajyerler sigorta kapsamı dışında olma riskiyle karşı karşıyadır. En azından öğrencinin işyerinde sebep olabileceği zararları karşılayacak bir yükümlülük sigortası yaptırması beklenmektedir. Bu sigortayı yaptırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür ve KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne dayatılamaz. Aynı şekilde ev sahibi ülkenin ulusal mevzuatı tarafından zorunlu tutulmamışsa, bu yükümlülük ev sahibi kuruluşa da dayatılamaz.
c) Kaza Sigortası : Staj hareketliliği için zorunludur ancak öğrenim hareketliliği için isteğe bağlıdır. Bu sigorta türü, çalışanların işyerindeki kazalardan ötürü uğrayabileceği zararları karşılamaktadır. Birçok ülkede, çalışanlar işyerindeki bu tür kazalara karşı sigortalıdır. Ancak, ulusötesi stajyerlerin aynı sigorta kapsamında ne ölçüde korunacağı ulusötesi öğrenme hareketliliği programlarına katılan ülkeler arasında farklılık gösterebilir. Ev sahibi kuruluşun böyle bir güvence sağlamaması halinde (ki ev sahibi ülkenin mevzuatına göre zorunlu olmadığı sürece bu dayatılamaz) bu sigortayı yaptırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür ve KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne dayatılamaz.
d) Seyahat Sigortası: Staj hareketliliği ve öğrenim hareketliliği için zorunludur. Bu sigorta tipi yararlanıcının seyahat süresince uğrayabileceği zararları karşılar. Bazı acentalar tarafından sağlık sigortası ile birlikte yapılmaktadır. Sigortanın kapsamı sigorta acentalarına göre farklılık gösterebilir ancak genelde mucbir sebeplerden ötürü seyahatin iptalinden, bagajın zarar görmesinden, çalınmasından veya kaybolmasından, vefat eden sigortalının naklinden ve seyahat esnasında tıbbi tedaviden doğacak masrafları karşılar.
Vize başvurusu esnasında konsolosluklar öğrencilerden kendilerine ait banka hesaplarında belli bir miktar para bulundurmalarını talep edebilirler. Bu miktarın yüksek bir meblağ olma ihtimali vardır.
Vize alamayan öğrenci programdan faydalanamaz. Vize alamayan öğrenciler için KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü yeni bir yerleştirme yapamaz ve öğrenci böyle bir talepte bulunamaz.
Vize için gereken belgelerin orijinal kopyalarının karşı kurum tarafından posta ile KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne gönderilmesi durumunda eğer belgeler ofise ulaşmaz ve postada kaybolursa KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü bu durumdan sorumlu tutulamaz.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü Erasmus+ Dil Sınavı için sınavdan önce belli bir taban puan belirlemez ve duyurmaz. Taban puan sınav sonrası sınava giren öğrencilerin başarı durumuna göre bütçe hesabı yapılarak KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından belirlenir. Her başvuru döneminde o dönemin bütçe durumuna göre taban puan değişebilir. Taban puanın altında kalan öğrenci boş kontenjan kalsa bile yerleştirilme talebinde bulunamaz.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü gerekmesi durumunda farklı bölümler için farklı taban puanlar belirleme hakkına sahiptir. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü farklı başvuru dönemlerinde farklı bölümler için farklı taban puanlar da belirleyebilir. Öğrenci belirlenen taban puanlara itiraz edemez.
Öğrenci yerleştirmesi otomasyon sistem tarafından otomatik olarak yapılır. Yaptığı tercih sıralaması yüzünden veya tek tercihte bulunduğu için boş kontenjan kalsa ile yerleşemeyen öğrenci yeni bir yerleştirme talebinde bulunamaz.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü her başvuru dönemi öncesinde başvuru şartlarında değişiklik yapma hakkına sahiptir. Güncellenen başvuru şartları ilgili başvuru dönemine ait internet duyurusunda ilan edilir.
Başvuru yaparken online başvuru formu ile ilgili teknik bir hata uyarısı alınması durumunda öğrenci başvuru dönemi sona ermeden KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ile irtibata geçip başvuru yapamadığını bildirmekle yükümlüdür. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü başvuru dönemi sona ermeden ilgili yazılım firması ile irtibata geçerek öğrencinin başvuru yapmasını sağlayacaktır. Başvuru dönemi sona erdiğinde öğrenci listelerde yer almıyorsa ve başvuru yaparken hata mesajı almasına rağmen bu durumu başvuru dönemi sona ermeden KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne bildirmemişse itirazı dikkate alınmayacaktır.
Öğrenci online başvuru formunu doldurduktan sonra sistem tarafından kendisine yapmış olduğu başvuruyu bilgisayarına kaydetme veya yazdırma seçenekleri sunulur. Öğrenci bu belgeyi bilgisayarına kaydetmek veya yazdırmakla yükümlüdür. Başvuru dönemi sona erdiğinde eğer öğrenci listelerde adını göremezse KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından bu belge öğrenciden talep edilir. Öğrenci bu belgeyi sunamazsa itirazı dikkate alınmaz. Öğrenci online başvuru formunu tamamladığında sistem öğrenciyi tüm başvuruların yer aldığı bir listeye yönlendirir. Öğrenci bu liste üzerinde kendisini aratarak başvurusunun başarılı olup olmadığını kontrol etmekle kendisi yükümlüdür.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ilk yerleştirme sonucunda asil öğrencilerden dileyenlere haklarından feragat etmeleri için belli bir süre tanır. Kendisine tanınan süre dışında hakkından feragat eden öğrenciler mucbir sebepler hariç daha sonraki süreçte Erasmus+ Programı’na yeniden başvuru yaparlarsa nihai Erasmus+ notlarından 10 puan kesilir. Öğrenci mucbir sebebi belgelendirmek zorundadır. Öğrencinin durumunun mucbir sebep olup olmadığı KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından değerlendirilir. Yeterli kanaat oluşmazsa, KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrencinin mucbir sebep olarak gösterdiği gerekçesini kabul etmeme hakkına sahiptir. Öğrenciye hakkından feragat etmek için tanınan süre her başvuru döneminde KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından belirlenir ve internet sayfası üzerinden duyurulur.
Mucbir Sebepler: Ders uyuşmazlığı veya başka bir nedenden öğrencinin bölüm veya fakültesinin Erasmus+ faaliyetine izin vermemesi, yeterli dil seviyesine sahip olamama veya başka bir sebepten yurt dışındaki anlaşmalı kurum tarafından kabul edilmeme, vize reddi ve hastalık gibi öğrencinin kendi iradesi dışında gerçekleşen durumlar olarak tanımlanır. Keyfi feragatlar mucbir sebep olarak sayılmaz.
Yerleştirme yapıldıktan sonra öğrencinin ailesinin Erasmus+ faaliyeti gerçekleştirmesine izin vermemesi mucbir sebep olarak sayılmaz. Üniversite öğrencileri reşit bireyler olarak değerlendirilir. Öğrencinin programa başvuru yapmadan önce veya herhangi bir üniversiteye yerleştikten sonra Erasmus+ programı hakkında ailesine danışması ve kendisine maddi destek sağlayıp sağlayamayacağı konusunda anne veya babasından bilgi alması beklenir. Eğer aile öğrenciye maddi destek sağlamayacaksa öğrenci ilk ön yerleştirmelerden sonra kendisine tanınan süre zarfında hakkından feragat etmekle yükümlüdür.
Kendilerine feragat etmek için tanınan sürenin dışında Erasmus+ programından faydalanmama kararı alan veya faydalanamayacağını öğrenen öğrenciler bu durumlarını derhal KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne dilekçe veya e-posta ile bildirmekle yükümlüdürler.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü, online başvuru esnasında, öğrencilerin akademik ortalamalarını, öğrencilerin kendilerinin de giriş yapabildikleri KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi üzerinden web servis aracılığıyla otomatik olarak çeker. Sistem üzerindeki akademik ortalama ile öğrencinin elindeki basılı formattaki transkript üzerinde yer alan akademik ortalama arasında fark olduğu durumlarda sistem üzerindeki akademik ortalama geçerli olarak kabul edilir. Akademik ortalama ile ilgili bu tarz tutarsızlık durumlarında KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü sorumlu tutulamaz.
Öğrenci, KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi üzerindeki akademik ortalamanın kendisine ait doğru ortalama olduğundan emin olmakla yükümlüdür. Akademik ortalamasının sistemde görünen ortalamadan farklı olduğu durumlarda öğrenci bu konu ile ilgili düzeltmeyi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile görüşerek başvuru dönemi sona ermeden yapmak zorundadır.
Henüz akademik ortalamaları oluşmadığı için KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi’nde akademik ortalamaları 0 olarak görünen yüksek lisans veya doktora öğrencilerinin, başvuru dönemi sona ermeden önce lisans mezuniyet transkriptlerini KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne otomasyon sistemine transkriptlerini yüklemek suretiyle teslim etmeleri zorunludur. Bu durumdaki öğrenciler lisansüstü düzeyde programdan faydalanacakları için lisans mezuniyet transkriptlerinde yer alan akademik ortalamalarının da en az lisansüstü düzey için gerekli olan akademik ortalamanın üstünde olması gerekir.
Erasmus+ Programı kapsamında kazanılan öğrenim hakkı öğrenci tarafından bir başka arkadaşına veya istediği kişiye doğrudan devredilemez. Hakkından feragat eden ya da programdan faydalanamayan öğrencilerden boşalan kontenjana yeni bir yerleştirme yapılmaz.
Başvuru süreci başladıktan sonra KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’nün ikili anlaşmalar veri tabanına yeni bir anlaşma eklenemez. Öğrenci böyle bir talepte bulunamaz. Yeni anlaşma ancak bir sonraki başvuru döneminde aktif olabilir.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü her başvuru döneminde en az 15 gün süreyle internet sayfası üzerinden ilana çıkar. Başvuruyu kaçıran öğrenciler için yeni bir başvuru dönemi açılmaz ve öğrenci böyle bir talepte bulunamaz.
Yazılı yada Dinleme(Listening) dil sınavını kaçıran öğrenci programdan faydalanma hakkını kaybeder. Aynı şekilde yazılı sınavına girerek taban puanı geçen bir öğrenci dinleme sınavına girmemesi yada kaçırması durumunda programdan faydalanma hakkını kaybeder. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü veya Yabancı Diller Yüksekokulu bu öğrenciler için yeni bir sınav düzenlemez ve öğrenci böyle bir talepte bulunamaz.
Öğrencilerin Erasmus+ Programından hibesiz olarak faydalanma hakları vardır ancak yine hibe alan öğrencilerle aynı sürece tabi tutulurlar. Erasmus+ notuna göre değerlendirilip listelerde asil öğrenci olarak yer almaları gerekir. Hibesiz faydalanma hibeden feragat etmek anlamına gelir. Asil öğrenci olma hakkı kazanamayan öğrenciler KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’nden hibesiz dahi olsa Erasmus+ programı ile yurt dışına çıkmaya hak kazandıklarına dair belge talep edemezler.
Online başvuru yaparken öğrenciler tercih edecekleri üniversite hakkında araştırma yaparak ve iyi düşünerek seçim yapmakla yükümlüdürler. Hangi bölümlerin hangi üniversiteler ile anlaşmaları olduğu KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü bu şekilde öğrencilere anlaşmalı kurumlar hakkında araştırma yapmak ve hangi kurumu seçebilecekleri hakkında düşünmek için yeteri kadar süre tanımış olur. Gelişi güzel tercih yapan öğrencilerin herhangi bir değişiklik talebinde bulunma hakları yoktur. Öğrenci tercih yaparken bir yanlışlık yapması durumunda bile tercih değişikliği yapamaz. Böyle durumlarda öğrenciler online başvuru süreci sona ermeden KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ile irtibata geçerek yapmış oldukları başvuruyu tamamen sistem üzerinden sildirerek yeniden başvuru yapmak zorundadırlar. Öğrenciler başvuru süreci sona erdikten sonra KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’nden tercih değişikliği talebinde bulunamazlar.
Feragat dilekçeleri alındıktan ve nihai liste internette yayınlanıp KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından öğrenci isimleri karşı kurumlara bildirildikten sonra programdan kendi iradesiyle faydalanmayan yada ders uyuşmazlığı ve dil yeterliliği gibi nedenlerden dolayı faydalanamayan öğrenciler olması durumunda diğer öğrenciler asil listeye alınmaz, yeni bir yerleştirme yapılmaz.
Öğrenci planlanan süreden daha kısa Erasmus+ faaliyeti gerçekleştirmesi ve kendisine ödenen %80 oranındaki Erasmus+ hibesi toplam hak edişinden daha az olması durumunda aradaki fark olan miktarı Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına geri ödemek zorundadır.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tüm öğrencilere gidecekleri ülkeye göre tek dönem veya iki dönem üzerinden tahmini bir süre hesaplayarak standart olarak ödeme yapar. Tahmini süre her başvuru döneminde KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından mevcut bütçe durumuna göre değiştirilebilir. Öğrencinin yurt dışından döndükten sonra getireceği katılım sertifikasına göre faaliyet süresi standart olarak hibe ödenen süreden kısa ise, öğrenci aradaki farkı iade etmekle yükümlüdür.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrenci yurt dışına çıkmadan önce tahmini süre üzerinden hesaplama yaparak seyahat desteği ile Erasmus+ hibesinin toplamının %80 oranında ilk ödemeyi yapar. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ödeme yapmak için öğrencinin ofise teslim etmesi gereken belgeleri bekler. Belgelerini teslim etmeyen öğrenciye ödeme yapılmaz. Merkez tarafından KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne ayrılan bütçe öğrenci seçimlerinden sonra genelde belirli değildir ve çoğu zaman KTÜ Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına aktarılmamış durumdadır veya sadece belli bir oranı aktarılmıştır. Eğer KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne ayrılan bütçe planlanan miktardan daha az gelirse, KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrencilere yapılacak ödeme miktarında veya oranında azaltma yapma hakkına sahiptir.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün Erasmus+ öğrencilerine ilk ödemeyi yapabilmesi için öncelikle Avrupa Komisyonu tarafından Türkiye Ulusal Ajans’ına, Ulusal Ajans tarafından da KTÜ Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına bütçe aktarımı yapılması gerekmektedir. Bazı dönemlerde Avrupa Komisyonu’ndan Ulusal Ajans’a bütçe aktarımı gecikebilmekte ve bu sebebten ötürü üniversitelere bütçe aktarımı Ekim yada Kasım aylarını bulabilmektedir. Böyle durumlarda Erasmus+ öğrencilerine yapılacak ilk ödeme gecikebilmekte ve Erasmus+ ofisleri öğrenci yurt dışına çıktıktan sonra ilk ödemeyi yapmak zorunda kalmaktadırlar. Böyle bir gecikmeden KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü sorumlu tutulamaz.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne ait olan Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına hibe iade edecek olan öğrencilerin bu işlemi Ziraat Bankası Üniversite Şubesi’ne giderek yapmaları gerekmektedir. Öğrencilerin başka şubelerden geri iade işlemi yapması durumunda banka tarafından havale veya komisyon bedeli kesilecektir ve bu miktar öğrenci tarafından karşılanmak zorundadır. Böyle bir durumda maddi sorumluluk iade işlemini başka şube üzerinden yapan öğrencinin kendisine aittir.
Toplam ECTS kredisinden en az üçte iki oranında başarılı olunması gerekir. Örneğin 60 ECTS kredisinden en az 40 ECTS, 30 ECTS kredisinden ise en az 20 ECTS kredisi geçemeyen öğrenci başarısız sayılır ve geriye kalan hibesi ödenmez. Derslerin tamamına girmediği anlaşılan öğrenciler aldıkları hibenin tamamını geri ödemek zorundadırlar. Derslere girmemekle derslerden kalmak farklı olarak değerlendirilir.
Başarılı olunan ECTS kredisinin, başarılı olmak için kabul edilen alt sınıra çok yakın olması durumunda; 60 ECTS kredisi için en fazla 2 krediye kadar tolere edilir ve öğrenci başarılı olarak kabul edilir. 30 ECTS kredisi için ise en fazla 1 ECTS kredisine kadar tolere edilir. Örneğin; 60 ECTS kredisinden başarılı sayılmak için en az 40 ECTS kredisi geçmesi gereken öğrenci eğer 38 kredi geçerse 2 kredilik fark tolere edilir ve öğrencinin geriye kalan hibesinde kesinti yapılmaz. Aynı şekilde 30 ECTS kredisinden başarılı sayılmak için en az 20 ECTS kredisi geçmesi gereken öğrenci eğer 19 kredi geçerse 1 kredilik fark tolere edilir ve öğrencinin geriye kalan hibesinde kesinti yapılmaz.
Öğrencinin yurt dışında aldığı dersler ve bu derslere ilişkin notlar öğrencinin KTÜ transkriptine işlenerek akademik tanınma sağlanır. Ders tanınma belgesinde yurt dışında alınacak derslerin KTÜ'de hangi derslere eşdeğer sayılacağı bölümün onayıyla kayıt altına alınır. Öğrenci bu tanınma belgesine göre, yurt dışında başarılı olduğu derslere eşdeğer kabul edilen KTÜ derslerini başarmış kabul edilir; yurt dışında başarısız olunan derslerin eşdeğeri kabul edilen derslerden ise başarısız olunduğu kabul edilir ve öğrencinin bu dersleri KTÜ'ye döndükten sonra tekrar alması gerekir.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü, öğrenci yurt dışından döndükten sonra, her akademik yılda, belgelerin teslim edilmesi için bir son tarih belirler. Belgelerin en son teslim tarihi öğrencilere toplu e-posta gönderilerek duyurulur. Son tarihe kadar belgelerini teslim etmeyen öğrenciye geriye kalan hibesi ödenmez. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü belgelerin son teslim tarihini gerekmesi durumunda erteleme hakkına sahiptir.
Öğrencinin göndermiş olduğu e-postanın veya e-posta ekindeki belgelerin teknik sorunlardan dolayı KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne ulaşmaması durumunda ofis bu durumdan sorumlu tutulamaz. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından öğrenciye veya yurt dışındaki anlaşmalı üniversiteye gönderilen bir e-postanın teknik sorunlardan dolayı alıcıya ulaşmaması durumunda KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü bu durumdan sorumlu tutulamaz.
Online başvuru formunu doldururken her bir öğrenci güncel ve sürekli kullandığı gmail uzantılı e-posta adresini sisteme girmekle yükümlüdür. Eğer öğrenci kullanmadığı veya yanlış e-posta adresini sisteme girerse ve bu sebepten ötürü KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü veya anlaşmalı üniversite tarafından gönderilen önemli bir bildirim veya belgeye ulaşamazsa, sorumluluk kendisine aittir.
Online başvuru formunu doldururken her bir öğrenci eğitim almakta olduğu kendi bölümünü seçmekle yükümlüdür. Kendi bölümü dışında başka bir bölümü seçerek yalan beyanda bulunan öğrenci hakkında KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü hukuki süreç başlatma hakkına sahiptir.
Öğrenci, KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü veya yurt dışındaki anlaşmalı üniversite tarafından talep edilen belgelerin hazırlanmasını, yazdırılmasını veya taratılmasını KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’nden talep edemez. Öğrenci kendi belgelerini istenen şekilde hazırlamakla, yazdırmakla ve taratmakla kendisi yükümlüdür. Anlaşmalı üniversite aksini talep etmediği sürece öğrenci kendi belgelerini karşı kuruma kendisi göndermekle yükümlüdür.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü, Erasmus+ Programı ile yurt dışına çıkacak olan öğrencilere konaklama imkanı sunmaz veya konaklama için yer bulmaz. Konaklama imkanı öğrencinin yurt dışında yerleşmiş olduğu üniversite tarafından sunulur. Anlaşmalı üniversite kendi yurtlarında , özel yurtlarda veya misafirhanelerde öğrencilere konaklama imkanı sunabilir ancak anlaşmalı üniversite Erasmus+ öğrencilerine konaklama imkanı sunmak ile yükümlü değildir. Öğrenci kendisine konaklama imkanı sunulamazsa kendi imkanları ile ev kiralamak zorunda kalabilir. Kalacak yer bulamadıkları için veya kalacakları yerleri beğenmedikleri için programdan faydalanamayan öğrenciler adına KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü yeni bir yerleştirme yapamaz.
Erasmus+ öğrencileri yurt dışından döndükten sonra yeteri kadar bütçe olması durumunda, KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü Erasmus+ öğrencilerinin faaliyet sürelerinin tamamını dikkate alarak ödeme yapar. Yeteri kadar bütçe olmaması durumunda ise ödeme için öğrenci ile Erasmus+ Kurum Koordinatörü arasında imzalanmış olan sözleşme üzerinde beyan edilen süre baz alınır. Eğer öğrenci sözleşmede beyan edilen süreden daha kısa yurt dışında kalırsa bu durumda sözleşme değil öğrencinin faaliyet süresi dikkate alınır.
Erasmus+ Programı kapsamında Avrupa Komisyonu öğrenciler için Online Dil Desteği(Online Linguistic Support) sağlar. Bu online dil desteğinden faydalanmak isteğe bağlıdır, zorunlu değildir.
KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrencilere belge teslimi için verilen son tarihi gerekmesi durumunda uzatma hakkını saklı tutar.
Erasmus+ Programı kapsamında yurt dışına çıkmaya hak kazanan ancak hakkından feragat eden öğrenciler bu durumu karşı kuruma bildirmekle yükümlüdürler.
Altıncı sınıfta eğitim gören KTÜ Tıp Fakültesi öğrencileri, fakülte yönetiminin almış olduğu karar gereği altıncı sınıfı KTÜ’de tamamlamak zorunda oldukları için son sınıflarında Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliğinden faydalanamazlar ancak Erasmus+ Öğrenci Staj Hareketliliğinden faydalanmaları mümkündür.
Herhangi bir kurumdan burs alan öğrenciler Erasmus+ Programı'na başvuru yapabilirler ancak yurt dışına Erasmus+ Programı ile çıkmaları durumunda bursları kesilebilir. Bu durumdaki öğrencilerin burs kesintisi konusunu burs aldıkları kurumla görüşmeleri gerekmektedir.
2022-2023 akademik yılından itibaren tüm KTÜ öğrencileri dönem tercihlerine bakılmaksızın Erasmus+ Öğrenci Öğrenim Hareketliliği kapsamında tek dönem olarak hibelendirilmektedir.
Kişisel verilerin korunması kanunu gereğince Erasmus+ Programı'na başvuru yapan öğrencilerin adları, soyadları ve öğrenci numaraları maskelenmiş olarak ilan edilir. Bununla birlikte Erasmus+ programı kapsamında seçim sonuçlarının şeffaf şekilde ilan edilmesi gerektiğinden, başvuru yapan öğrencilerin başvurularıyla ilgili sınav notları, akademik ortalamaları, Erasmus+ nihai notları ve bölüm adları gibi bilgiler açık şekilde KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü resmi internet sayfasında ilan edilir. Programa başvuru yapan ve bu sözleşmeyi onaylayan tüm öğrenciler, başvurularıyla ilgili kişisel verilerinin yayınlanmasını kabul ettiklerini beyan etmiş olurlar. Buna ek olarak, bu sözleşmeyi onaylayan öğrenciler kişisel verilerin korunması kanunu gereğince TC kimlik numarası ve e-posta adresi gibi eğitimleriyle ilgili kişisel verilerinin başta Avrupa Komisyonu'na, Türkiye Ulusal Ajansı'na ve Erasmus+ programı kapsamında eğitim alacakları program ülkelerindeki kurumlara aktarılmasını kabul ettiklerini beyan etmiş olurlar.
Bu sözleşmede yer almayan ve öngörülemeyen durumlar için KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü gerektiğinde Avrupa Komisyonu ya da Ulusal Ajans’ın belirlemiş olduğu kriterleri dikkate alarak yeni kararlar alma hakkına sahiptir. Öğrenci bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak, bu sözleşmede öngörülemeyen konularla ilgili KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından alınacak kararları kabul edeceğini taahhüt eder.