Program seçiniz KA103 KA108 KA108 KA107 KA131 (Konsorsiyum) KA171

Staj Hareketliliği Sözleşmesi

1. Bu elektronik sözleşmenin tarafları Erasmus+ staj hareketliliğine başvuru yapan KTÜ’de kayıtlı öğrenciler ile KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'dür.
2. Bu elektronik sözleşme her başvuru döneminde online başvuru formunu doldurmadan önce öğrencilere onaylamaları için sunulur ve KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü resmi internet sayfasında sürekli olarak yayınlanır. Bu sözleşmeyi onaylamayan öğrenciler Erasmus+ programına başvuru yapamazlar.
3. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü her başvuru dönemi öncesinde gerekirse bu sözleşmenin içeriğinde değişiklik yapma hakkına sahiptir.
4. Bu elektronik sözleşme KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü internet sayfasında sürekli olarak yayınlanması nedeniyle Erasmus+ programına başvuru yapacak olan veya yapan tüm öğrencilere KTÜ’de Erasmus+ programının uygulanma şeklini beyan eden bir bildirim(tebliğ) niteliği taşır.
5. Bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak Erasmus+ programına online başvuru yapan öğrenciler, KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından sözleşme içeriğinde yer alan maddelerin tamamını okumuş, anlamış ve kabul etmiş olarak değerlendirilirler. Sözleşmeyi onaylayarak başvuru yapan öğrencilerin daha sonraki bir dönemde sözleşme içeriğinde yer alan maddelerin herhangi birine itiraz etmeleri KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından dikkate alınmaz.
6. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü, Erasmus+ staj programı kapsamında sadece ön yerleştirme yapmaktadır. Ön yerleştirme ile seçilen öğrencilerin, kendi bölüm veya fakülteleri(enstitü) staj uyumlarını kontrol eder. Bölümü ya da fakültesi onay vermeden öğrencinin programdan faydalanma hakkı yoktur. Öğrenim anlaşması(learning agreement) ve staj tanınma belgesi(recognition certificate) kendi bölüm ya da fakültesi tarafından imzalanmadan öğrenci yurt dışına çıkamaz. Bir öğrencinin asil olarak listelerde yer alması programdan kesin olarak faydalanma hakkı kazandığı anlamına gelmemektedir. Öğrenci  Erasmus+ programına başvuru yaparak ve bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak Erasmus+ programının KTÜ’deki işleyişini  kabul etmiş olur.
7. Dil yeterliliği konusunda öğrenci gereken şartı sağlamayı taahhüt eder. Yurt dışındaki staj yapılacak kurum gereken dil şartını sağlamayan öğrenciyi kabul etmeme hakkına sahiptir. Öğrenci programa başvuru yaparken dil şartlarını kabul ederek başvuru yapar. Öğrenci staj yapılacak kurumun dil şartlarını sağlamakla yükümlüdür.
8. Her başvuru döneminde Yabancı Diller Yüksekokulu ve KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ortak bir değerlendirmeyle Erasmus+ sınavının zorluk seviyesine göre en az hangi Erasmus+ notunun B2 seviyesine denk geleceğine karar verir. Bu not her başvuru döneminde değişebilir. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü daha düşük puanlar için B2 seviyesindeki sertifikaları onaylamaz. Öğrenci böyle bir talepte bulunamaz. İstenen seviyeye ulaşmak için öğrencinin herhangi bir dil kursuna devam etmesi ve kurs sonunda sertifikasını yurt dışındaki staj yapacağı kuruma sunması kendi yükümlülüğüdür.
9. Kabul mektubu vermiş olsa bile yurt dışındaki staj yapılacak kurum, kapasite nedenleri veya farklı nedenlerden dolayı hatta hiçbir gerekçe göstermeksizin öğrencileri kabul etmeme ve stajı iptal etme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün karşı kurum üzerinde bir yaptırımı yoktur.
10. Yurt dışındaki staj yapılan kurum Erasmus+ faaliyeti devam ederken öğrencinin olumsuz davranışları veya sorumluluklarını yerine getirmemesi gerekçesiyle faaliyeti sonlandırıp öğrenciyi Türkiye’ye geri gönderme hakkına sahiptir. Böyle bir durumda KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün karşı kurum üzerinde bir yaptırımı yoktur.
11. Öğretim görevlisi ve araştırma görevlisi gibi öğretim elemanları veya idari personel de KTÜ’de yüksek lisans veya doktora düzeyinde kayıtlı öğrenci olmaları durumunda aynen lisans öğrencileri gibi programdan faydalanma hakkına sahiptirler ve lisans öğrencileri ile aynı kontenjanı paylaşabilirler. Koordinatörlük bu kadrolar için ayrı bir kontenjan ayırmaz. Esas olan Erasmus+ notudur. Daha yüksek puana sahip öğrenci kontenjanı kullanma hakkına sahiptir. 
12. Bir akademik yıl için KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından ilan edilen listelerde asil durumda yer alan öğrenciler, programdan faydalanmış olsalarda olmasalarda bir sonraki başvuru döneminde de başvuru yapmaları durumunda sistem tarafından otomatik olarak Erasmus+ notlarından 10 puanları kesilir. Bu nedenle programdan faydalanmak istemeyen fakat bunu KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne henüz bildirmemiş öğrencilerin yeni bir başvuru dönemine başvuru yapmadan önce feragatlarını koordinatörlüğe bildirmeleri gerekir.  
13. Bir başvuru dönemi kapsamında KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından ilan edilen listelerde asil durumda yer alan öğrenciler aynı proje numarasına ait başka bir başvuru döneminde başvuru yapamazlar ve sistem tarafından engellenirler. Örneğin 20XX-1-TR01-KA131-HED-000198197 proje nolu Erasmus+ Öğrenci Staj Hareketliliği 1. Başvuru Dönemi kapsamında daha önce asil olarak seçilen öğrenciler aynı proje nolu Erasmus+ Öğrenci Staj Hareketliliği 2. Başvuru Dönemi kapsamında başvuru yapamazlar. Yapsalar bile değerlendirmeye alınmazlar. Aynı proje döneminde aynı faaliyet türünden iki kere faydalanmak mümkün değildir. Söz konusu öğrencilerin bir önceki başvuru döneminden kazanılmış hakları vardır ve önce bu haklarını kullanmaları beklenir. Bu haklarını kullandıktan ve gereken tüm belgeleri KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne teslim ettikten sonra eğer geriye kalan süreleri yeterliyse, öğrenciler proje numarası farklı olan yeni bir başvuru döneminde başvuru yapabilirler.
14. Bir önceki faaliyet yılında veya aynı faaliyet yılı içinde Erasmus+ programından faydalanmış olan ancak erken dönüş veya başarısız olma gibi durumlardan dolayı almış olduğu hibenin belli bir kısmını veya tamamını KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne iade etmek zorunda kalan öğrenciler ödeme yaparak dekontlarını ofise teslim etmedikleri sürece yeni başvuru döneminde başvuru yapamazlar ve programdan faydalanamazlar.
15. Öğrenci staj yapacağı kurumun son başvuru tarihi geçmeden başvuru yapmak zorundadır. Karşı kurumun son başvuru tarihini kaçıran öğrenci programdan faydalanma hakkını kaybeder. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün bu konuda karşı kurum üzerinde bir yaptırımı yoktur. 
16. Vize başvurusu öğrenci tarafından bireysel olarak veya yine öğrencinin başvurusuyla aracı firmalar tarafından yapılır. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrenciler adına toplu şekilde vize başvurusunda bulunmaz.
17. Erasmus+ Öğrenci Staj Hareketliliği kapsamında öğrencilerin sağlık, seyahat, ferdi kaza ve kişisel sorumluluk sigortası yaptırmaları zorunludur. Öğrencilerin uygun niteliklere sahip sigorta şirketleriyle irtibata geçerek kendi sigortalarını yaptırmaları beklenir. Uygun sigorta şirketlerini araştırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrenciler adına sigorta işlemlerini yürütmez. 
18. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrencilere aşağıdaki açıklamalarda yer aldığı üzere sigorta çeşitleri hakkında genel bilgi verir ancak öğrencilerin diledikleri bir sigorta acentasıyla irtibata geçerek sigorta çeşitleri ve fiyatları ile ilgili detaylı bilgi edinmeleri kendi sorumluluklarıdır. Aşağıdaki sigorta teminatları Erasmus+ Staj Hareketliliği için zorunludur:
    a) Özel Sağlık Sigortası: Genellikle, katılımcının temel masrafları başka bir AB ülkesinde bulunduğu süre boyunca da ulusal sağlık sigortası tarafından Avrupa Sağlık Sigortası Kartı aracılığıyla karşılanır. Ancak Avrupa Sağlık Sigortası Kartı veya özel sigorta kapsamı, özellikle ülkesine geri gönderme veya spesifik tıbbi müdahale durumlarında yeterli olmayabilir. Bu durumda, tamamlayıcı bir özel sağlık sigortası gereklidir.
    b) Mali Mesuliyet Sigortası (Kişisel Sorumluluk Sigortası): Bu sigorta tipi yurt dışında kaldığı süre boyunca öğrencinin 3. şahısların mallarına verdiği zararları karşılar (işyerinde olup olmamasından bağımsız olarak). Ulusötesi staj hareketliliğine katılan farklı ülkelerde, yükümlülük sigortası konusunda farklı düzenlemeler bulunmaktadır. Bu yüzden, stajyerler sigorta kapsamı dışında olma riskiyle karşı karşıyadır. En azından öğrencinin işyerinde sebep olabileceği zararları karşılayacak bir yükümlülük sigortası yaptırması beklenmektedir. Bu sigortayı yaptırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür ve koordinatörlüğe dayatılamaz. Aynı şekilde ev sahibi ülkenin ulusal mevzuatı tarafından zorunlu tutulmamışsa, bu yükümlülük ev sahibi kuruluşa  da dayatılamaz.
    c) Kaza Sigortası: Bu sigorta türü, çalışanların işyerindeki kazalardan ötürü uğrayabileceği zararları karşılamaktadır. Birçok ülkede, çalışanlar işyerindeki bu tür kazalara karşı sigortalıdır. Ancak, ulusötesi stajyerlerin aynı sigorta kapsamında ne ölçüde korunacağı ulusötesi öğrenme hareketliliği programlarına katılan ülkeler arasında farklılık gösterebilir. Ev sahibi kuruluşun böyle bir güvence sağlamaması halinde (ki ev sahibi ülkenin mevzuatına göre zorunlu olmadığı sürece bu dayatılamaz) bu sigortayı yaptırmak öğrencinin kendi yükümlülüğüdür ve koordinatörlüğe dayatılamaz.
    d) Seyahat Sigortası: Bu sigorta tipi yararlanıcının seyahat süresince uğrayabileceği zararları karşılar. Bazı acentalar tarafından sağlık sigortası ile birlikte yapılmaktadır. Sigortanın kapsamı sigorta acentalarına göre farklılık gösterebilir ancak genelde mucbir sebeplerden ötürü seyahatin iptalinden, bagajın zarar görmesinden, çalınmasından  veya kaybolmasından, vefat eden sigortalının naklinden ve seyahat esnasında tıbbi tedaviden doğacak masrafları karşılar.  
19. Vize başvurusu esnasında konsolosluklar öğrencilerden kendilerine ait banka hesaplarında belli bir miktar para bulundurmalarını talep edebilirler. Bu miktarın yüksek bir meblağ olma ihtimali vardır.
20. Vize alamayan öğrenci programdan faydalanamaz. Vize alamayan öğrenciler için KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün konsolosluklar üzerinde bir yaptırımı yoktur.
21. Vize için gereken belgelerin orijinal kopyalarının karşı kurum tarafından posta ile KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne gönderilmesi durumunda eğer belgeler ofise ulaşmaz ve postada kaybolursa KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü bu durumdan sorumlu tutulamaz.
22. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü, Erasmus+ Dil Sınavı için sınavdan önce belli bir taban puan belirlemez ve duyurmaz. Taban puan, sınava giren öğrencilerin başarı durumuna göre bütçe hesabı yapılarak KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından belirlenir ve seçim sonuçlarıyla birlikte ilan edilir. Her yıl taban puan değişebilir. Taban puanın altında kalan öğrenci boş kontenjan kalsa bile yerleştirilme talebinde bulunamaz.
23. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü farklı bölümler için farklı taban puanlar belirleme hakkına sahiptir. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü farklı başvuru dönemlerinde farklı bölümler için farklı taban puanlar da belirleyebilir. Öğrenci belirlenen taban puanlara itiraz edemez.
24. Öğrenci seçimi otomasyon sistem tarafından otomatik olarak yapılır. 
25. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü her başvuru dönemi öncesinde başvuru şartlarında değişiklik yapma hakkına sahiptir. Güncellenen başvuru şartları ilgili başvuru döneminin duyurusunda ilan edilir.
26. Başvuru yaparken online başvuru formu ile ilgili teknik bir hata uyarısı alınması durumunda, öğrenci başvuru dönemi sona ermeden önce KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ile irtibata geçip başvuru yapamadığını bildirmekle yükümlüdür. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü başvuru dönemi sona ermeden ilgili yazılım firması ile irtibata geçerek öğrencinin başvuru yapmasını sağlayacaktır. Başvuru dönemi sona erdiğinde öğrenci listelerde yer almıyorsa ve başvuru yaparken hata mesajı almasına rağmen bu durumu başvuru dönemi sona ermeden önce KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'ne bildirmemişse itirazı dikkate alınmayacaktır.
27. Öğrenci online başvuru formunu doldurduktan sonra sistem tarafından kendisine yapmış olduğu başvuruyu bilgisayarına kaydetme veya yazdırma seçenekleri sunulur. Öğrenci bu belgeyi bilgisayarına kaydetmek veya yazdırmakla yükümlüdür. Başvuru dönemi sona erdiğinde eğer öğrenci listelerde adını göremezse KTÜ Değişim Programları koordinatörlüğü tarafından bu belge öğrenciden talep edilir. Öğrenci bu belgeyi sunamazsa itirazı dikkate alınmaz. Öğrenci online başvuru formunu tamamladığında sistem öğrenciyi tüm başvuruların yer aldığı bir listeye yönlendirir. Öğrenci, bu liste üzerinde kendisini aratarak başvurusunun başarılı olup olmadığını kontrol etmekle kendisi yükümlüdür.
28. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ilk yerleştirme sonucunda asil öğrencilerden dileyenlere haklarından feragat etmeleri için belli bir süre tanır. Kendisine tanınan süre dışında hakkından feragat eden öğrenciler mucbir sebepler hariç daha sonraki süreçte Erasmus+ Programı’na yeniden başvuru yaparlarsa nihai Erasmus+ notlarından 10 puan kesilir. Öğrenci mucbir sebebi belgelendirmek zorundadır. Öğrencinin durumunun mucbir sebep olup olmadığı KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü ve gerekmesi durumunda Ulusal Ajans veya Avrupa Komisyonu tarafından değerlendirilir. İlgili kurumlar yeterli kanaat oluşmazsa öğrencinin mucbir sebep olarak gösterdiği gerekçesini kabul etmeme hakkına sahiptir. Öğrenciye hakkından feragat etmek için tanınan süre her başvuru döneminde koordinatörlük tarafından belirlenir ve e-posta ile toplu olarak tebliğ edilir.
29. Mucbir Sebepler: Öğrencinin bölüm veya fakültesinin Erasmus+ faaliyetine izin vermemesi, yeterli dil seviyesine sahip olamama veya başka bir sebepten yurt dışındaki staj yapılacak kurum tarafından kabul edilmeme, vize reddi, doğal afet, salgın hastalık ve adayın kendi hastalığı gibi öğrencinin kendi iradesi dışında gerçekleşen durumlar olarak tanımlanır. Keyfi feragatlar mucbir sebep olarak sayılmaz. 
30. Yerleştirme yapıldıktan sonra öğrencinin ailesinin Erasmus+ faaliyeti gerçekleştirmesine izin vermemesi mucbir sebep olarak sayılmaz. Üniversite öğrencileri reşit bireyler olarak değerlendirilir. Öğrencinin programa başvuru yapmadan önce Erasmus+ programı hakkında ailesine danışması ve kendisine maddi destek sağlayıp sağlayamayacağı konusunda anne veya babasından bilgi alması beklenir.
31. Kendilerine feragat etmek için tanınan sürenin dışında Erasmus+ programından faydalanmama kararı alan veya faydalanamayacağını öğrenen öğrenciler bu durumlarını koordinatörlüğe yazılı olarak bildirmekle yükümlüdürler. 
32. Koordinatörlük, öğrencilerin akademik ortalamalarını, öğrencilerin kendilerinin de giriş yapabildikleri KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi(KTÜ BYS) üzerinden otomatik olarak kendi sistemine çeker. Sistem üzerindeki akademik ortalama ile öğrencinin elindeki basılı formattaki transkript üzerinde yer alan akademik ortalama arasında fark olduğu durumlarda sistem üzerindeki akademik ortalama geçerli olarak kabul edilir. Akademik ortalama ile ilgili bu tarz tutarsızlık durumlarında koordinatörlük sorumlu tutulamaz.
33. Öğrenci, KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi(KTÜ BYS) üzerindeki akademik ortalamanın kendisine ait doğru ortalama olduğundan emin olmakla yükümlüdür. Akademik ortalamasının sistemde görünen ortalamadan farklı olduğu durumlarda öğrenci bu konu ile ilgili düzeltmeyi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile görüşerek online başvuru dönemi sona ermeden yapmak zorundadır. Aksi takdirde öğrencinin itirazı dikkate alınmaz.
34. Henüz akademik ortalamaları oluşmadığı için KTÜ Bilgi Yönetim Sistemi’nde akademik ortalamaları 0 olarak görünen yüksek lisans veya doktora düzeyindeki öğrencilerin başvuru dönemi sona ermeden önce lisans mezuniyet transkriptlerini koordinatörlüğe otomasyon sistemine yükleme yoluyla teslim etmeleri zorunludur. Bu durumdaki öğrenciler lisansüstü düzeyde programdan faydalanacakları için lisans mezuniyet transkriptlerinde yer alan akademik ortalamalarının da en az lisansüstü düzey için gerekli olan akademik ortalamanın üstünde olması gerekir.
35. Erasmus+ Staj Hareketliliği için ikili anlaşma yoktur. Öğrenci kendi staj yerini bulmakla yükümlüdür. Program sadece maddi destek sağlar. Erasmus+ staj programına başvuru yapan öğrenci asil veya yedek olarak seçilmesi durumunda koordinatörlük tarafından kendisine staj yeri bulunmasını talep edemez. Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında öğrenci tarafından staj yapılmak üzere kabul mektubu alınan kurumların veya aracı firmaların uygunluğu gerek bölüm Erasmus+ koordinatörü gerekse KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından kontrol edilir. Öğrencinin mağdur olabilme durumu göz önünde bulundurularak veya gerekli belgelerin sözkonusu kurumlardan temin edilmesinde zorluk yaşanması ihtimali düşünülerek KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü veya bölüm Erasmus+ koordinatörü öğrencinin staj yapmak için bulduğu kurumu kabul etmeme hakkına sahiptir.
36. Aracı firmalar belli bir ücret karşılığında öğrencilere staj yeri bulan ticari kurumlardır. Koordinatörlük ilgili aracı firmalarla anlaşma imzalamaz ve bu firmaların güvenilirliği veya hizmet kalitesi için garanti vermez. İlgili firmalarla öğrencinin olumsuz bir durum yaşaması durumunda KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü sorumlu tutulamaz. 
37. Koordinatörlük tarafından kendilerine tanınan süre zarfında Erasmus+ Staj Hareketliliği için kabul mektubu alamayan asil veya yedek durumdaki staj öğrencileri programdan faydalanma haklarını kaybederler. Böyle bir durumda kendilerine tanınan süre zarfında kabul mektubu almış olan yedek durumdaki öğrenciler asil listeye alınabilirler. Bu işlemden sonra, koordinatörlük elinde bütçe artması ve gerek duyması durumunda asil ve yedek adaylara tanınan süre sona erdiğinde bu süreyi yeniden uzatma hakkına sahiptir. 
38. Bir öğrencinin birden fazla faaliyet dönemine başvuru yapma hakkı vardır ancak iki faaliyet türünden sadece birine başvuru yapan öğrenci diğer faaliyet türünden doğrudan faydalanma hakkı kazanmaz. 
39. Erasmus+ Programı kapsamında kazanılan staj hakkı öğrenci tarafından bir başka arkadaşına veya istediği kişiye doğrudan devredilemez. 
40. Koordinatörlük her başvuru döneminde en az 15 gün süreyle internet sayfası üzerinden ilana çıkar. Başvuruyu kaçıran öğrenciler için yeni bir başvuru dönemi açılmaz ve öğrenci böyle bir talepte bulunamaz.
41. Yazılı yada Dinleme(Listening) dil sınavını kaçıran öğrenci programdan faydalanma hakkını kaybeder. Koordinatörlük veya Yabancı Diller Yüksekokulu bu öğrenciler için yeni bir sınav düzenlemez ve öğrenci böyle bir talepte bulunamaz.
42. Öğrencilerin Erasmus+ Programından hibesiz olarak faydalanma hakları vardır ancak yine hibe alan öğrencilerle aynı sürece tabi tutulurlar. Erasmus+ notuna göre değerlendirilip listelerde asil öğrenci olarak yer almaları gerekir. Hibesiz faydalanma hibeden feragat etmek anlamına gelir. Asil öğrenci olma hakkı kazanamayan öğrenciler koordinatörlükten hibesiz dahi olsa Erasmus+ programı ile yurt dışına çıkmaya hak kazandıklarına dair belge talep edemezler.
43. Öğrenci planlanan süreden daha kısa Erasmus+ faaliyeti gerçekleştirmesi ve kendisine ödenen %80 oranındaki Erasmus+ hibesi toplam hak edişinden daha az olması durumunda aradaki fark olan miktarı Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına geri ödemek zorundadır.
44. Koordinatörlük tüm öğrencilere gidecekleri ülkeye göre tahmini bir süre hesaplayarak ödeme yapar. Tahmini süre, gerekmesi durumunda koordinatörlük tarafından değiştirilebilir. Öğrencinin toplam hak edişi, yurt dışından döndükten sonra getireceği katılım sertifikasına bakılarak hesaplanır. Ayrıca pasaport giriş-çıkış mühürleri de kontrol edilir.
45. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrenci yurt dışına çıkmadan önce tahmini süre üzerinden hesaplama yaparak seyahat desteği ile Erasmus+ hibesinin toplamının %80 oranında ilk ödemeyi yapar. Koordinatörlük ödeme yapmak için öğrencinin ofise teslim etmesi gereken belgeleri bekler. Belgelerini teslim etmeyen öğrenciye ödeme yapılmaz. Merkez tarafından KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne ayrılan bütçe öğrenci seçimlerinden sonra genelde belirli değildir ve çoğu zaman KTÜ Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına aktarılmamış durumdadır veya sadece belli bir oranı aktarılmıştır. Eğer koordinatörlüğe ayrılan bütçe planlanan miktardan daha az gelirse, KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrencilere yapılacak ilk ödeme miktarında veya oranında azaltma yapma hakkına sahiptir. 
46. KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nün Erasmus+ öğrencilerine ilk ödemeyi yapabilmesi için öncelikle Avrupa Komisyonu tarafından Türkiye Ulusal Ajans’ına, Ulusal Ajans tarafından da KTÜ Erasmus+ Kurum Koordinatörlüğü hesabına bütçe aktarımı yapılması gerekmektedir. Bazı dönemlerde Avrupa Komisyonu’ndan Ulusal Ajans’a bütçe aktarımı gecikebilmekte ve bu sebebten ötürü üniversitelere bütçe aktarımı Ekim-Kasım aylarını veya daha geç bir tarihi bulabilmektedir. Böyle durumlarda Erasmus+ öğrencilerine yapılacak ilk ödeme gecikebilmekte ve Erasmus+ ofisleri öğrenci yurt dışına çıktıktan sonra ilk ödemeyi yapmak zorunda kalmaktadırlar. Böyle bir gecikmeden KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü sorumlu tutulamaz. 
47. Erasmus Kurum Koordinatörlüğü hesabına hibe iade edecek olan öğrencilerden, banka tarafından havale veya komisyon bedeli kesilebilir ve bu miktar öğrenci tarafından karşılanmak zorundadır. Böyle bir durumda maddi sorumluluk öğrencinin kendisine aittir.
48. Koordinatörlük, öğrenci yurt dışından döndükten sonra, her akademik yılda, belgelerin teslim edilmesi için bir son tarih belirler. Belgelerin en son teslim tarihi, öğrencilere toplu e-posta gönderilerek duyurulur. Son tarihe kadar belgelerini teslim etmeyen öğrenciye geriye kalan hibesi ödenmez. Koordinatörlük belgelerin son teslim tarihini, gerekmesi durumunda erteleme hakkına sahiptir. Faaliyet bittiğinde katılım sertifikası sunmayan öğrencilerin ise stajları geçersiz sayılır ve aldıkları tüm hibeyi iade etmeleri gerekir.
49. Öğrencinin göndermiş olduğu e-postanın veya e-posta ekindeki belgelerin teknik sorunlardan dolayı koordinatörlüğe ulaşmaması durumunda ofis bu durumdan sorumlu tutulamaz. Aynı şekilde koordinatörlük tarafından öğrenciye gönderilen bir e-postanın teknik sorunlardan dolayı alıcıya ulaşmaması durumunda da koordinatörlük bu durumdan sorumlu tutulamaz.
50. Online başvuru formunu doldururken her bir öğrenci güncel ve sürekli kullandığı gmail uzantılı e-posta adresini sisteme girmekle yükümlüdür. Eğer öğrenci kullanmadığı veya yanlış e-posta adresini sisteme girerse ve bu sebepten ötürü koordinatörlük tarafından gönderilen önemli bir bildirim veya belgeye ulaşamazsa, sorumluluk kendisine aittir.
51. Online başvuru formunu doldururken her bir öğrenci eğitim almakta olduğu kendi bölümünü seçmekle yükümlüdür. Kendi bölümü dışında başka bir bölümü seçerek yalan beyanda bulunan öğrenci hakkında koordinatörlük hukuki süreç başlatma hakkına sahiptir.
52. Öğrenci, koordinatörlük veya yurt dışındaki staj yapılacak kurum tarafından talep edilen belgelerin hazırlanmasını, yazdırılmasını veya taratılmasını KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü'nden talep edemez. Öğrenci kendi belgelerini istenen şekilde hazırlamakla, yazdırmakla ve taratmakla kendisi yükümlüdür. 
53. Koordinatörlük, Erasmus+ Programı ile yurt dışına çıkacak olan öğrencilere konaklama imkanı sunmaz veya konaklama için yer bulmaz. Öğrencinin yurt dışında staj yapacağı kurum da konaklama imkanı sunmak ile yükümlü değildir. Öğrenci konaklama yerini kendisi bulmakla yükümlüdür.
54. Erasmus+ öğrencileri yurt dışından döndükten sonra yeteri kadar bütçe olması durumunda, koordinatörlük Erasmus+ öğrencilerinin faaliyet sürelerinin tamamını dikkate alarak ödeme yapar. Yeteri kadar bütçe olmaması durumunda ise ödeme için öğrenci ile Erasmus+ Kurum Koordinatörü arasında imzalanmış olan sözleşme üzerinde beyan edilen süre baz alınır. Eğer öğrenci sözleşmede beyan edilen süreden daha kısa yurt dışında kalırsa bu durumda sözleşme değil öğrencinin faaliyet süresi dikkate alınır. 
55. Erasmus+ Programı kapsamında Avrupa Komisyonu öğrenciler için Online Dil Desteği(Online Linguistic Support) sağlar. Online Dil Desteği sisteminden faydalanmak isteğe bağlıdır, zorunlu değildir. 
56. Koordinatörlük öğrencilere kabul mektubu alınması veya belge teslimi için verilen son tarihi gerekmesi durumunda uzatma hakkını saklı tutar.
57. Erasmus+ Programı kapsamında yurt dışına çıkmaya hak kazanan ancak hakkından feragat eden öğrenciler bu durumu karşı kuruma bildirmekle yükümlüdürler.
58. Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında yeteri kadar bütçe olmaması durumunda, koordinatörlük daha fazla öğrenciyi programdan faydalandırmak adına staj süresini Avrupa Komisyonu tarafından belirlenen minimum süre olarak sınırlandırma hakkına sahiptir.
59. Erasmus+ Staj Hareketliliği kapsamında yeteri kadar bütçe olmaması durumunda, koordinatörlük bölüm bazlı değil fakülte ve enstitü bazlı seçim yapabilir.
60. Minimum süreden daha kısa staj yapan veya staj yapmadığı anlaşılan öğrencilerin Erasmus stajı geçersiz sayılır ve ödenen tüm hibeyi iade etmeleri gerekir. Kendisine verilen son tarihe kadar hibe iadesini yapmayan öğrenciler için koordinatörlük hukuki süreç başlatır.
61. Herhangi bir kurumdan burs alan öğrenciler Erasmus+ Programına başvuru yapabilirler ancak yurt dışına Erasmus+ Programı ile çıkmaları durumunda bursları kesilebilir. Burs kesintisi konusunu öğrenci burs aldığı kurumla görüşmelidir.
62. Kişisel verilerin korunması kanunu gereğince Erasmus+ Programı'na başvuru yapan öğrencilerin adları, soyadları ve öğrenci numaraları maskelenmiş olarak ilan edilir. Bununla birlikte Erasmus+ programı kapsamında seçim sonuçlarının şeffaf şekilde ilan edilmesi gerektiğinden, başvuru yapan öğrencilerin başvurularıyla ilgili sınav notları, akademik ortalamaları, Erasmus+ nihai notları ve bölüm adları gibi bilgiler açık şekilde KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü resmi internet sayfasında ilan edilir. Programa başvuru yapan ve bu sözleşmeyi onaylayan tüm öğrenciler, başvurularıyla ilgili kişisel verilerinin yayınlanmasını kabul ettiklerini beyan etmiş olurlar. Buna ek olarak, bu sözleşmeyi onaylayan öğrenciler kişisel verilerin korunması kanunu gereğince TC kimlik numarası ve e-posta adresi gibi eğitimleriyle ilgili kişisel verilerinin başta Avrupa Komisyonu'na, Türkiye Ulusal Ajansı'na ve Erasmus+ programı kapsamında eğitim alacakları program ülkelerindeki kurumlara aktarılmasını kabul ettiklerini beyan etmiş olurlar.
63. Bu sözleşmede yer almayan ve öngörülemeyen durumlar için KTÜ Değişim Programları Koordinatörlüğü gerektiğinde Avrupa Komisyonu ya da Ulusal Ajans’ın belirlemiş olduğu kriterleri dikkate alarak yeni kararlar alma hakkına sahiptir. Öğrenci bu elektronik sözleşmeyi onaylayarak, bu sözleşmede öngörülemeyen konularla ilgili koordinatörlük tarafından alınacak kararları kabul edeceğini taahhüt eder.